Google Calendar  no es solo un calendario donde anotar las tareas o las reuniones que tenemos pendientes. Es una potente herramienta que puede facilitarnos nuestro día a día si conseguimos sacarle el máximo partido. En este artículo te enseñamos algunas de las funciones que aumentarán tu productividad.

1.- Personaliza tu Calendar

Además de ajustar el idioma, el horario local y el día que arranca la semana, puedes configurar otras variables que te ayudarán a hacer más productivo tu jornada de trabajo. Accede a configuración en el icono en forma de rueda dentada que encontrarás en la esquina superior derecha y “haz tuyo” el Calendar de Google Apps.

2.- Resumen de los eventos diarios en tu correo electrónico

Además de seleccionar los valores para las notificaciones de tus calendarios, puedes seleccionar la casilla de “Agenda diaria” para recibir un correo electrónico con tu agenda del día. Para hacerlo, ve a la sección de Calendarios dentro de la configuración y haz clic en “Editar notificaciones”.

3.- Agregar días festivos, eventos especiales…

¿Tienes clientes o proveedores internacionales y necesitas saber cuándo son los días festivos en los países donde trabajas? Google Calendar te ofrece la posibilidad de agregar otros calendarios haciendo clic en “Explorar calendarios interesantes” desde el menú de Otros calendarios.

4.- Consulta el calendario incluso sin conexión a Internet

Hay veces que, por cualquier motivo, nos quedamos sin conexión a Internet. Pues bien, gracias al modo sin conexión del Calendario de Google, podemos consultar los calendarios e incluso crear nuevos eventos desde el navegador Chrome. Para activar esta función selecciona “sin conexión” desde el menú desplegable que aparece al hacer clic en el icono de la rueda dentada.

5.- Los pronósticos del tiempo en tu calendario

Para habilitar esta función, accede a la configuración general haciendo clic en el icono de la rueda dentada y escriban el nombre de tu ciudad en el apartado “ubicación”.

6.- Crear nuevos calendarios para organizar diferentes aspectos de la agenda

El Calendario de Google te permite crear y administrar más de un calendario a la vez. Crear, por ejemplo, un calendario para asuntos personales y otro para tareas profesionales puede resultar muy útil para organizar mejor tu día. Además, puedes compartir un calendario con otras personas, o suscribirte al de alguien más para poder realizar actividades en equipo. Para crear y configurar sus calendarios, haz clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a “Mis calendarios”.

7.- Utiliza la lista de tareas para organizar las tareas pendientes sin fecha definida

Además de los eventos y actividades programadas en nuestro calendario, en ocasiones queremos recordar algunas cosas que tenemos pendientes pero que no tienen una fecha concreta. La lista de tareas integrada al Calendario de Google les permite hacer justo eso. Para agregar pendientes a su lista, hagan clic en Tareas bajo el apartado de Mis calendarios.

8.- Cómo encontrar un evento en un clic

No hace falta recorrer las semanas o los meses del año para encontrar el evento que necesitas editar o compartir, solo tienes que utilizar la casilla de búsqueda que aparece en la parte superior de la página. Además, si haces clic en la flecha hacia abajo que se encuentra al final de la casilla de búsqueda, podrás filtrar su búsqueda según el asunto, los invitados, el lugar o la fecha del evento que estás buscando.

9.- Añadir eventos al calendario directamente desde Gmail

Al habilitar esta función, cuando recibas un correo en Gmail sobre un evento, se añadirá a tu calendario automáticamente. Habilita esta opción desde el apartado de Eventos de Gmail en la configuración general de tu calendario web o bien en la app para Android.

10.- Integra el Calendario con otras herramientas y productos de Google

Puedes enviar invitaciones a tus eventos a las personas indicadas con los Eventos de Google+, programar una videollamada con Hangouts, agregar la ubicación de tu evento de forma automática con la integración de Google Maps y nunca olvides a tu próxima reunión con las notificaciones que aparecen automáticamente en la aplicación de Google.

Si necesitas más información sobre las aplicaciones de Google Apps for Work, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.