Mejorar la atención al cliente es uno de los elementos fundamentales que debemos tener siempre presente en la empresa, y por ello debemos dedicarle el tiempo preciso que necesite. El cliente, pilar fundamental de nuestra actividad, debe notar nuestro compromiso con la calidad y la atención recibida.

Por tanto es imprescindible para el buen estado de tu negocio que los clientes perciban una atención cercana, eficiente y ágil. Las expectativas de los clientes en referencia a nuestros servicios es importante que siempre se cumplan, y que esa calidad englobe tanto al producto como a los servicios prestados.

Una de las claves que pueden hacer que mejore la atención al cliente es mejorar los tiempos de respuesta. Lo primero, es importante saber que el buen estado de tu negocio depende en gran medida del servicio que el equipo comercial preste al cliente. Si este último siente que sus necesidades están bien atendidas y de una forma eficiente, nos aseguraremos de tener una cartera de clientes estable, gracias en parte a la segmentación y a un adecuado flujo de tareas.

Para ello, conocer sus principales características es fundamental, ya que así podremos adaptar las acciones comerciales de manera que puedan ser lo más satisfactorias posible tanto para los clientes como para nosotros. Si notan que sus necesidades son escuchadas y atendidas, y los tiempos de respuesta son más cortos que de costumbre, conseguiremos un alto nivel de satisfacción.

¿Qué importancia tiene mejorar los tiempos de respuesta?

Si lo que queremos es tener un buen nivel de satisfacción del cliente, y que esto repercuta positivamente en la imagen de la empresa, resulta imprescindible optimizar el tiempo y la calidad de la respuesta con respecto al servicio de atención al cliente.

Si tenemos a los clientes bien segmentados y la información optimizada, los tiempos de respuesta mejorarán

Dentro de la mejora de ese tiempo de respuesta también es muy importante que este sea eficiente tanto en las solicitudes, cambios, dudas o requerimientos por parte de los clientes.

Para conseguirlo, es imprescindible que el equipo comercial y, sobre todo, de atención al cliente, se esfuercen por encontrar la medida perfecta entre prestar un servicio con unos tiempos adecuados y recomendables y una calidad excelente. La gestión de cada contacto es fundamental, y optimizar los tiempos a la vez que gestionamos la información puede ser clave en el proceso comercial.

Tener una estructura completa y clara sobre el producto que ofrecemos a nuestros clientes nos dará unos resultados muy positivos para la empresa. Si contamos con un sistema de seguimiento de incidencias que esté gestionado por parte del equipo hará que se optimicen los tiempos de respuesta y que tengan un seguimiento adecuado.

A su vez, si tenemos a los clientes bien segmentados y la información de ellos continuamente optimizada, los tiempos de respuesta mejorarán y las resoluciones de los posibles problemas que puedan aparecer serán mucho más eficientes.

Otro punto a favor a la hora de mejorar los tiempos de respuesta es el de informar de la resolución de la posible incidencia. Cuando se ha llegado a ese punto, es importante que el cliente sienta que está informado en todo momento de la gestión de su producto y de la resolución del problema que haya surgido, comprometiéndonos con la total transparencia en nuestras gestiones.

Una herramienta fundamental para todo este proceso: software CRM

Para poder llevar a cabo todos estos procesos de mejora en los tiempos de respuesta es imprescindible que implantemos y utilicemos una herramienta que nos ayude a gestionarlo todo de manera más ordenada y eficiente. Es el caso de un software CRM.

Este tipo de herramienta nos ayuda a tener una relación más cercana con el cliente, y a mejorar los procesos de venta durante toda la actividad comercial. Define las etapas de ventas y completa el proceso comercial con el cliente, a la vez que informa de todos los avances y problemas que puedan surgir a todo el equipo.

Un CRM optimiza y reduce el tiempo que podemos invertir en el proceso comercial y reduce la cantidad de datos innecesarios que no son de utilidad para nuestros intereses. Un tiempo de venta más dinámico y activo puede ser la solución para mantener unos clientes más satisfechos.

Gracias a la implantación de esta herramienta, la información que orbite alrededor de un cliente estará a disposición de todos las áreas de la empresa. Gracias al CRM cualquier persona puede acceder a los datos almacenados. Todo ello con el objetivo también de influir en la mejora de los tiempos de respuesta y en el aumento de la satisfacción del cliente.

Mejora de los tiempos de respuesta: El caso de be beyond®

¿Cómo podemos mejorar los tiempos de respuesta a la hora de interactuar con el cliente? En be beyond somos conscientes de la importancia que tiene la agilidad y eficiencia en la gestión del producto y las incidencias que puedan surgir, y por eso, es fundamental para nosotros el establecer una organización adecuada a la hora de relacionarnos con nuestros clientes.

Es fundamental establecer una organización adecuada a la hora de relacionarnos con nuestros clientes

Desde el inicio de la relación comercial es fundamental establecer unos parámetros de respuesta que sean eficientes y provoquen en el cliente sensación de tranquilidad con respecto a la gestión de su producto.

En be beyond® realizamos un seguimiento exhaustivo del proceso comercial y de la posterior relación con los clientes, y por ello,gracias también al CRM beyond up®, gestionamos las respuestas en el momento adecuado.

Lo primero que se realiza por parte del equipo de soporte, y de manera automática, es contestar al cliente cuando nos llega una incidencia o algún tipo de contacto, comentándole que se ha pasado nota a los compañeros que gestionan sus servicios y que contactaran con ellos lo antes posible.

Cuando esa tarea llega a la persona encargada de gestionar el servicio en cuestión de dicho cliente, es primordial ponernos en contacto con ellos, preguntarle cuáles son sus necesidades y las preocupaciones que puedan tener con respecto al posible problema.

Una vez que hemos contactado con ellos, si no podemos solucionarlo in situ, se le indica que vamos a proceder a resolverlo inmediatamente y se reporta toda la conversación y la gestión realizada en el CRM. Es el momento de proceder a la resolución de la incidencia de la forma más ágil y eficiente posible. Todo ello con el objetivo de satisfacer las necesidades de nuestros clientes de la manera más eficiente posible y teniendo siempre presente el compromiso con la calidad de nuestro servicio. El cliente estará informado en todo momento de la gestión de la relación comercial y del estado de su producto.