Un CRM ha sido y seguirá siendo información al alcance de toda una empresa que comienza a trabajar con el poder de los datos y su análisis para alcanzar lo más importante: los objetivos comerciales. Pero, ¿qué funcionalidad es clave para realizar un seguimiento constante que permita adelantarnos a su consecución?

Se trata de los informes, una herramienta que proporciona en tiempo real los detalles sobre la actividad de la fuerza comercial, permite medir los KPIs, las ventas, su trayectoria o cómo ha trabajado el equipo.

Entonces, ¿qué tipo de informes son los más indicados dependiendo de nuestras necesidades? Esa es una de las grandes incógnitas en el ámbito empresarial, y acertar con la información específica será clave para que podamos exprimir ese informe al máximo.

En este post te damos las claves para acertar con el informe idóneo para tu empresa y para gestionar la relación con tus clientes, ¡toma nota!

Análisis de la actividad con beyond up

Gracias a toda la información que podemos obtener con una herramienta como beyond up CRM, medir los indicadores que han obtenido nuestro equipo de ventas a través de un informe es sencillo y útil. Con indicadores, o KPIs, nos referimos al volumen de llamadas, emails o visitas que han realizado nuestros comerciales en un periodo concreto.

Este tipo de informes nos da una visión detallada de la actividad comercial de cada miembro del equipo, lo que nos permite observar su rendimiento, el número de ofertas que ha conseguido, el nivel de facturación y el valor comercial de cada proyecto.

Para todas esos aspectos podemos configurar nuestro propio informe de manera que los crucemos y obtengamos datos definitivos que nos den una visión global de la actividad comercial en una fecha concreta.

Partiendo de la base de una fecha inicio y una fecha fin, podemos medir el número de ofertas que se han registrado por cada miembro del equipo, y establecer el valor comercial de cada una de ellas. Comparando estos datos a través de los informes podremos llevar a cabo un análisis de los objetivos alcanzados, del volumen o el valor de la empresa, y del segmento de los clientes.

En definitiva, los informes relacionados con el análisis de la actividad sirven para saber cómo está actuando tu fuerza comercial y hacia dónde debemos dirigir nuestras decisiones para llegar a los objetivos.

Presupuestos: presentados, firmados y facturados.

Volumen de llamadas, emails y visitas a los clientes.

Previsión de ventas

Con la herramienta beyond up CRM, además de elaborar informes sobre la actividad de tu equipo y su estrategia comercial, podrás establecer una previsión de ventas detalladas con la que medir los proyectos futuros y la evolución esperada en un periodo concreto.

Como en el anterior tipo de informe, partiendo de una fecha de inicio y una fecha de fin, que abarque por ejemplo un periodo trimestral o semestral, podemos realizar un informe en el que tengamos recabado las ofertas actuales.

Si la dividimos en presentadas, firmadas y facturadas, tendremos una visión real del estado de los proyectos para realizar así una previsión a medio o largo plazo. Si por ejemplo, contamos con un nivel de 100.000€ presentados por nuestro equipo comercial, se han firmado 200.000€, pero tan solo se ha facturado 50.000€, puede que tengamos una visión falseada y que debamos dar de baja ciertos presupuestos que nuestros comerciales consideren que no se van a facturar en el periodo que estemos midiendo.

Con este tipo de informes podremos establecer también una consecución de objetivos, tanto de facturación como de ventas y producto. Gracias a la información que nos aporta el informe obtenido a través del CRM, podremos marcar unos objetivos de venta, desarrollar un plan estratégico para ello y llevarlos a cabo. Úsalos, por ejemplo, para llevar un seguimiento de las siguientes tareas previas a la consecución del objetivo.

La base de la medición estará en el cierre de tareas y en reportar todas las acciones comerciales durante la prospección y negociación previas al cierre de la venta.

Informes sobre la rentabilidad de los productos y de la propia empresa

Por último, beyond up nos permite establecer también informes relacionados con la rentabilidad de tus productos y el estado de la propia empresa. Para saber cómo están funcionando los servicios de nuestro negocio, podemos establece un informe en el que los datos reflejen la productividad y el rendimiento comercial durante una fecha determinada.

También podemos delimitar los informes por rasgos geográficos, delimitando por provincias o regiones. Así podrás concretar cuál es el estado y el rendimiento de un producto en una zona específica para determinar cuáles deben ser las acciones comerciales que necesitamos establecer.

Por tanto, con el CRM, obtendremos un análisis instantáneo de los presupuestos o una comparativa de la actividad de todo el equipo de ventas (volumen de llamadas, visitas o emails). Gracias a esta herramienta estamos a un solo click de conocer la evolución de la empresa y de la relación con los clientes.