Aprende a realizar la gestión masiva de clientes con beyond up CRM

Gestión masiva de clientes con beyond up CRM

Sigue los siguientes pasos para gestionar clientes de forma masiva

beyond up CRM es el programa de gestión de clientes que permite comprender de forma rápida y sencilla el rendimiento de una empresa. Por eso es ya el software CRM que utilizan más de 3000 usuarios; profesionales de las ventas, el marketing o la atención al cliente para impulsar sus estrategias de ventas y fidelización de clientes.

¿Ha llegado ese momento para tu empresa? ¿Acabas de contratar beyond up CRM y necesitas saber cómo realizar la gestión masiva de clientes? ¿Qué aprenderás con este sencillo tutorial?

  1. Importar clientes empresas o particulares desde una plantilla de excel segmentando por fuentes de captación, volúmen de ventas o etiquetas.
  2. Asignar o reasignar la gestión de empresas y clientes a usuarios del CRM.
  3. Importar zonas asignadas al equipo de ventas.

Paso previo: Configura los permisos necesarios

Además, el administrador de la herramienta CRM debe ser el encargado de dar los permisos necesarios. Para este caso aconsejamos que tan solo tengan los permisos la persona de la empresa que se ocupe de la carga y actualización de clientes, además de la asignación de tareas a los diferentes usuarios.

Cómo realizar la gestión masiva: 

Para ello, accede a beyond up y selecciona lo siguiente:

                                CRM > Gestión masiva

 

1. Importar clientes

Gracias a esta configuración podrás importar clientes siguiendo los siguientes pasos:

1: Selecciona los siguientes filtros antes de realizar la carga:

  1. Empresa administradora.
  2. Usuario.
  3. Fuente.
  4. Segmento.

2: Selecciona el tipo de clientes: Empresa o Particular. Dependiendo de esta opción, la plantilla que descargaremos contendrá unos campos u otros.

3: Descarga la plantilla. Al hacerlo aparecerá la leyenda de los colores del encabeza de la plantilla y cuando hagamos clic se descargará la plantilla excel.

4: Completa la plantilla excel con los clientes que quieras incluir en beyond up. Marca el botón seleccionar archivo y cárgalo en el CRM.

5: Se habilitan las pestañas Importados y Con errores. Esta última pestaña nos indicará el resultado de la carga, tanto de la que se haya realizado correctamente como de la que contenga errores.

2. Actualizar clientes 

Para actualizar clientes en el CRM seguimos los siguientes pasos:

1: Seleccionamos el tipo de cliente: Empresa o Particular.

2: Descarga la plantilla excel.

3: Una vez completada con los clientes que quieres actualizar, selecciona el archivo a cargar marcando el botón «seleccionar archivo».

4: Tras la carga, se habilitan las pestañas Resumen y Con errores. De esta forma se podrán ver los errores de la carga.

3. Asignar empresas a un usuario 

Si lo que necesitas es asignar a un usuario o perfil profesional la gestión de una empresa, seguimos los pasos correspondientes:

1: Seleccionamos los siguientes campos:

  1. Empresa administradora
  2. Delegación 
  3. Usuario

2: Descarga la plantilla.

3: Una vez completada la plantilla con el número de documento de los clientes que quieras asignar, marca el botón seleccionar archivo y elige el archivo a cargar.

4: Tras la carga, recibirá un documento recibimos el siguiente mensaje: «¿Desea Continuar?». Este proceso puede durar varios minutos en función del tamaño del archivo. Recibirá una notificación cuando haya finalizado.

4. Etiquetado

Para actualizar clientes en el CRM seguimos los siguientes pasos:

1: Selecciona la etiqueta que se desea aplicar.

2: Descarga la plantilla de excel.

3: Una vez que se haya completado la plantilla, carga el archivo en beyond up.

4: Tras la carga, podrás ver en la pestaña Clientes > Etiquetas, los clientes agrupados por etiquetas determinadas.

5. Fuentes y segmentos 

1: Selecciona la Fuente de captación  y el Segmento.

2: Descarga la plantilla excel.

3: El CRM dará el siguiente mensaje: «¿Desea continuar»? Este proceso puede durar varios minutos en función del tamaño del archivo. Recibirá una notificación cuando haya finalizado, mientras tanto puede seguir trabajando.

6. Importar zonas

1: Descarga la plantilla con las zonas y usuarios asignados a las misma.

2: Selecciona el archivo desde el equipo y a continuación la herramienta guiará hasta la pestaña Resumen, donde muestra los datos importados y si existen usuarios no encontrados.

7: Reasignar clientes

Además, esta funcionalidad del CRM se utiliza para asignar clientes de forma masiva a un usuario. Puede elegir la forma de hacerlo siguiendo estos pasos:

Pestaña Clientes: Selecciona la empresa administradora y el usuario de origen, por un lado, y la empresa administradora y el usuario de destino, por otro. Una vez seleccionadas, encontraremos el check de reasignar tareas, para realizar la asignación de clientes con sus tareas al mismo tiempo. A partir de aquí, se abren las siguientes opciones cuando el origen y el destino de las empresas administradoras sea distinto:

  1. La opción ‘Mantener asignación en usuario origen’, cuando sea marcada, se respetará la asignación actual en la empresa-usuario origen, independientemente de realizar la asignación en la empresa-usuario destino.
  2. La opción ‘Mantener asignación antigua en destino si existe’, deberá ser marcada cuando se desee respetar la asignación antigua para la empresa-usuario destino siempre que ésta exista. Como consecuencia, no se llevará a cabo la reasignación para la empresa destino en estos clientes.

En caso de que sea necesario, haz uso de los filtros que aparecen al final. Marcaremos en el multi check los clientes a reasignar y clicaremos la reasignación, apareciendo el siguiente mensaje:  “¿Desea Continuar? Este proceso puede durar varios minutos en función del número de clientes a traspasar.

-Pestañas Zonas: En este caso, los clientes de la/s zona/s que indiquen pasarán a estar asignados por el usuario de destino.

Pestaña Huérfanos. Se trata de los clientes que no están asignados a ningún usuario. Selecciona la zona, empresa administradora y usuario de destino.

8. Reasignar tareas

1: En el apartado reasignaciones indica la empresa administradora, el usuario origen y el usuario de destino.

2: Puedes hacer uso del filtro de fechas.

3: Haz uso del multicheck para reasignar.

¡Y listo! ¡Hasta aquí nuestro tutorial para aprender a realizar la gestión masiva de clientes con beyond up CRM! 

Tranquilo, si tienes alguna duda más. ¡No te pierdas este video tutorial! 

Cómo enviar correos masivos con un CRM cumpliendo con el RGPD

Consecuencias del RGPD en el envío de campañas de mailing

Ya han pasado más de dos meses desde que entrara en vigor el Reglamento General de Protección de Datos o GDPR, el pasado 25 de mayo. Desde ese momento, todas las compañías que manejan datos personales de ciudadanos de la UE han tomado medidas para velar por la seguridad de los datos sus clientes y evitar las sanciones, que ascienden a multas de hasta 20 millones de euros. Pero, ¿cómo afecta a los departamentos de marketing y ventas que necesitan mantener el envío de campañas de mailing cumpliendo con el RGPD? ¿Qué papel juega un CRM en este cumplimiento? Si sigues leyendo, ¡resolvemos la duda!

Cómo enviar emails con un CRM cumpliendo con el RGPD

Para mantener el envío de emails de forma segura y cumpliendo con el RGPD, en primer lugar, necesitamos el consentimiento de la persona. Pero, ¿qué ocurre si el cliente o prospecto lo deniega o cancela la suscripción al boletín? A partir de ese momento es imprescindible bloquear el envío de correos. ¿Cómo se gestiona? ¿Puede facilitarnos la tarea un CRM para la gestión de clientes y envío de mailing?

La respuesta es afirmativa, siempre y cuando el CRM con el que trabajes esté preparado para cumplir con el nuevo reglamento. En este caso, el bloqueo puede realizarse en sencillos pasos, y desde el mismo software con el que lanzamos las campañas de mailing, llamadas o visitas. 

Desde be beyond, hemos desarrollado esta nueva funcionalidad para hacer más sencillo el arduo proceso por el que todas las compañías, marketeros o profesionales de las ventas deben pasar para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos. Juan Ramón, consultor de beyond up, te acompaña en este proceso.

#1 Configura los permisos necesarios

El encargado de enviar la solicitud del consentimiento de los clientes será el administrador, mientras que el segundo tipo de usuario que elijamos será quien revise si los clientes han aceptado dicho consentimiento o el estado de los mismos.

¡Y recuerda, será el administrador quién deberá dar los permisos necesarios!

#2 Configuración del envío de la solicitud del consentimiento 

Para ello, accede a:

                                Administración > Notificaciones > Consentimiento > Botón «Añadir»

En la ventana emergente, seleccionamos los siguientes campos:

  1. «Descripción»: Indicamos el nombre de la configuración. Le llamamos  «Consentimiento Creación Cliente Potencial».
  2. Empresas»: Seleccionamos las empresas administradoras que queremos que manden el consentimiento.
  3. «Habilitar/Deshabilitar»: Así habilitamos o deshabilitamos rápidamente un consentimiento.
  4. «Tipo»: Hay dos opciones. Una para Cliente/Proveedor/Partner, y otra de usuario (trabajadores).
  5. «Aplica a»: Dependerá del «tipo» que hayamos elegido previamente. En el caso de usuario solo tendremos esa opción. En el caso de Cliente, Proveedor o Partner, podremos elegir entre los siguientes tipos:
    • Cliente facturable-impago.
    • Cliente potencial.
    • Proveedor.
    • (Agente).
    • (Revendedor).

Este desplegable es multi seleccionable, permitiéndonos configurar un mismo consentimiento para varios tipos de clientes.

Llegó la hora de configurar los contactos a los que queramos que se envíen los correos

En este caso, el envío se va a realizar con la creación de un nuevo cliente potencial. Para ello, seleccionamos las siguientes opciones:

  1. «Tipo de cliente»:Empresa /Autónomo/Particular. En este ejemplo, elegiremos que se envíen a aquellos clientes  «Empresa».
  2. «¿Cuándo realizas el envío?»:Se trata del momento en el que queramos realizar el envío de la notificación. Podemos elegir entre:
    • Interacción con el cliente: el envío se produce cuando se crea el cliente en beyond up o se modifique el ya existente.
    • La «Interacción Log»: el consentimiento se pedirá cuando se registre un log desde la aplicación móvil de beyond up.
    • Como última opción,»Interacción Tarea»: se solicitará cuando se cree o edite un tarea.

#3 Configuración del contenido del correo que llegará al cliente 

Ahora solo nos queda configurar el correo que le llegará al cliente siguiendo estos pasos:

  1. En el campo remitente, escribe el correo de origen, que es la dirección de correo que enviará este comunicado.
  2. A través de «Asunto», escribe el título del correo que recibirá. En este caso, se llamará «Solicitud Consentimiento Reglamento General de Protección de Datos»
  3. Puedes añadir una imagen, que será insertada en el correo.

¿Qué no debe faltar en este correo?

El nombre del cliente y los botones de aceptar/denegar. Pero además, esta funcionalidad nos permite personalizar el contenido. Para ello, haz click en «notas para incluir campos en asunto cuerpo» y después en «Campos», donde podrás elegir entre varias opciones de personalización que se mostrarán en el cuerpo del correo entre corchetes.

#4 Ver el estado del consentimiento en la ficha del cliente 

¿Qué ocurrirá cuando el consentimiento haya sido aceptado o denegado? La herramienta  podrá recibir esa información y asimilarla automáticamente en la ficha del cliente. Para verlo, seguimos los siguientes pasos:

  1. Vamos a la ficha del cliente en el CRM.
  2. Seleccionamos la pestaña «Condiciones».
  3. En la parte inferior veremos la opción «Consentimientos» para ver el listado de los consentimientos enviados a cada una de las empresas y el estado de cada uno de ellos.
  4. Podemos pulsar el botón «Enviar e-mail» para enviar de nuevo un consentimiento.

¡Atención!

Si el cliente deniega el consentimiento, puedes acceder a su ficha para ver que está bloqueado por el concepto de la RGPD.

¿Cómo podemos desbloquearlo?

Por último, desde el menú Administración y submenús Bloqueos y Consentimientos. Pincha en el botón «Desbloquear» para que se envíe un correo . En el momento en el que acepte, desaparecerá el bloqueo por RGPD de la ficha de cliente. Y ahora si, ya podemos enviar correos electrónicos desde beyond up.

¡Y listo! ¡Ya tenemos nuestro CRM adaptado al Reglamento General de Protección de Datos!

Además, si tienes alguna duda más. ¡No te pierdas este video tutorial!

Email marketing, el canal favorito de los consumidores a pesar del RGPD

El 73% de los encuestados prefiere el email marketing para estar en contacto con las marcas

La programación de campañas de mail marketing que realizan las marcas se consolida como el canal que prefieren los consumidores para mantener el contacto con las empresas, conocer las últimas novedades o promociones y aprender de ellas.Y ello a pesar de las molestias que la llegada del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) ha generado.  Así concluye una investigación llevada a cabo por DMA.

Tras la entrevista a 2.016 personas, la asociación de trade marketing concluía que el 73% de los encuestados prefieren recibir mail marketing. A pesar de poder interactuar con la marca a través de redes sociales, publicidad en buscadores, mensajes de texto o directamente con el cara a cara.

Por otro lado, el 90% de los encuestados considera que, tras haber recibido infinidad de correos por la entrada en vigor del RGPD, son conscientes de que las implicaciones para la nueva sociedad digital donde el análisis de datos  está a la orden del día.

El 90% de los usuarios consideran importante el RGPD

El 73% de encuestados prefieren recibir mail marketing

Además, este estudio ha centrado también su investigación en el tipo de información que quieren recibir los consumidores o potenciales. En este sentido, el 38% destacada su interés en aquellas comunicaciones que sean concisas, claras y atractivas.

Si la campaña de mail marketing engancha al usuario, ¿cómo reacciona? Según esta investigación, el 48% de los usuarios se dirige a Google para buscar el sitio web de la empresa. El 41% leería con detenimiento el contenido para interiorizar la información y el 37% haría clic en el mensaje enviado.

48% Usuarios que buscan en Google

41% Usuarios que leen la información

37% Usuarios que hacen clic en el enlace

Entre las conclusiones que se obtienen de este estudio, destaca la percepción positiva que los consumidores mantienen del mail marketing, de ahí que se considere que el RGPD no ha impactado negativamente en los usuarios.

Así lo expresa Rachel Aldighieri, managing director de DMA. Para el experto este tipo de comunicaciones «sigue siendo una forma clara de conectar con los clientes siempre que se utilicen las oportunidades y el momento adecuado». Además, da un consejos a los responsables de marketing: «Deben utilizar mensajes simples y adaptados a los usuarios».

¿Sabes ya cómo crear una campaña de email marketing adaptada al RGPD? Averígualo aquí.

Cómo posicionar mi empresa en Google con Google My Business

¿Qué es Google My Business? ¿Por qué tu negocio debe tener un perfil en esta red social?

¿Eres propietario de un negocio y no estás en Google? Ni webs, blogs o redes sociales te posicionarán en el ámbito local como lo hace Google My Business. Tu empresa destacará con esta herramienta sobre el resto de resultados de búsqueda guiando al usuario hasta tu ubicación. ¿Cómo? En este caso, aparecerá en el lateral derecho (imagen 1), con una estructura mucho más atractiva que el resto de resultados que se muestran a la izquierda. Es la primera impresión que acercará a tu cliente hasta tu negocio.

Pero eso no es todo, esta herramienta va mucho más allá. Google My Business es el rey del posicionamiento local en Google y facilita que tu cliente potencial te encuentre a ti antes que a la competencia. Pero, ¿cómo podemos conseguirlo? Sigue leyendo, te explicamos paso a paso todo lo que necesitas de esta herramienta.

¿Qué ventajas tiene Google My Business para mi negocio local?

-Apariencia en todo el buscador de Google. Gracias a esta herramienta, tus clientes te encontrarán en internet, ya sea desde Google Maps, Google + o directamente desde el buscador. Y, además, desde cualquiera de los dispositivos desde el que se realiza la búsqueda.

-Presencia geolocalizada en Google. Ya no vale con tener una web optimizada. Es imprescindible complementar la página web con Google My Business, ya que te otorgará una presencia geolocalizada. Esto es, cualquier usuario puede encontrar en Google maps la ubicación y recibir inmediatamente la ruta para llegar hasta la empresa. Si, llevar clientes hasta tu sede es así de sencillo.

-Unión con tus clientes. Si quieres mantener el vínculo con tus clientes a través de Google, ¡esta es tu herramienta! ¿Por qué? Permite actualizar toda la información de tu empresa, con imágenes y descripciones que elijas. Además, facilitarás que los consumidores den su opinión sobre el servicio recibido. Pero, ¿qué pasa si son negativas? El servicio técnico de Google elimina aquellas que sean falsas.

-Integración con otros servicios de Google junto a la información de tu empresa. Y no solo eso, también genera estadísticas con toda la información de tus clientes, como las visitas que recibes mensualmente o el número de reseñas. En segundo sabrás cómo te han encontrado, y las visitas y clics que has obtenido.

En conclusión, tener abierto un perfil en Google My Bussines es acercar tu negocio a más clientes en internet. Imagina que un usuario de Sevilla busca una ferretería cerca de su ubicación. Si no estás aquí, el usuario dará antes con la competencia que sí tiene presencia en esta herramienta. Así que da el paso, y elige la opción que más se ajuste a ti.

Digitalización de las pymes españolas: «El 80% son entusiastas digitales»

Es el segundo año consecutivo que nuestro país consigue avanzar en el proceso de digitalización. Así lo reflejan los indicadores del informe «Bankia Índicex 2017: La digitalización de las pymes en España», que concluye con un dato de gran importancia: El 80% de las pymes españolas se encuentran en pleno proceso de transformación digital«

Estos resultados positivos se deben en gran medida al entusiasmo con el que afrontan las pymes este proceso. Esto influye en la calificación global que el informe establece para las pymes analizadas. La nota obtenida durante el último año crece una décima sobre el anterior, situándose en un 5,1.

Las empresas invierten esfuerzos en proporcionar experiencias de usuario

¿Cómo se obtiene esta calificación? Las empresas que han participado en este análisis han obtenido una nota de 0 a 3,3 por ser consideradas no competitivas. Las que obtienen un calificación de entre 3,4 y 6,6 se consideran mejorables. Aquellas que sobrepasan el 6,6 se catalogan como competitivas.

Digitalización de las pymes

Posicionamiento SEO, donde más esfuerzos se invierten

Además, las calificaciones reflejan una reducción en el número de pymes que no son competitivas.  Esto muestra el esfuerzo por seguir avanzando hacia la adaptación a la Economía 4.0. Esta se encuentra dominada por la unión con el cliente digital. También son importante la automatización de procesos o el análisis de datos para profundizar en el conocimiento de los consumidores.

La adaptación a los dispositivos móviles, la puesta en marcha de acciones comerciales y de promoción en la red y la presencia en redes sociales continúan siendo áreas con peores resultados para las empresas.

Los resultados que muestran las empresas más avanzadas en este proceso de digitalización permiten identificar grandes incentivos. Estos son la exportación, el comercio electrónico y la venta de productos a clientes finales. De esta forma, las empresas que ya tienen en su web implementada una tienda online logran una nota de 5,2 frente al 4,8 de las compañías.

Este incremento en la venta online ha permitido que las empresas sigan invirtiendo esfuerzos en proporcionar una óptima experiencia de usuario. Destacar también que las empresas que invierten en marketing digital superan en más de un punto a la media de pymes españolas.

Sé competitivo, invierte en marketing digital