La comunicación interna, el sistema nervioso de la empresa

La generalización del entorno digital ha provocado que las pymes puedan, sin inversiones desmesuradas, comunicar su mensaje a través de La Red. Comunicar (en el sentido amplio de la palabra) ya no es exclusivo de las grandes corporaciones como ocurría hasta la aparición de Internet. Las pequeñas y medianas empresas están cuidando su mensaje y lo distribuyen a través de los múltiples canales que tienen a su disposición.  Pero la comunicación no debe ser sólo externa, si no que dirigirse también hacia dentro. Es en este aspecto donde aún hay mucho por hacer.

Casi todas las empresas cuidan con celo su comunicación. Cualquier compañía que pretenda transmitir algo a la sociedad donde desarrolla su actividad, cuenta con un departamento de comunicación, más o menos nutrido y con más o menos presupuesto.

El departamento de comunicación es, al final y al cabo, el transmisor de la idea / concepto de la compañía y por tanto un elemento nuclear en el organigrama de la empresa. Las grandes firmas lo descubrieron hace muchas décadas y no suelen escatimar en gastos a la hora de producir una campaña y colocar su mensaje en los mejores soportes.

También es cierto que disponer de un plan de comunicación integrado en el plan de empresa, pero con su propio peso específico, ya no es exclusivo de las grandes empresas. Las pymes, gracias entre otros motivos al abaratamiento de costes provocado por la generalización del uso de Internet y el entorno digital, han ido sumándose a esta práctica y experimentando los beneficios que les aporta.  

Parece pues, que existe un consenso generalizado sobre la importancia de la comunicación que nadie osa discutir. Los resultados son medibles y los beneficios también. Pero se trata de una comunicación entendida como un flujo que emerge desde la empresa para llegar a agentes externos (mercado, público objetivo, proveedores, instituciones, etc.).

¿Pero qué pasa con la comunicación interna? ¿Por qué no termina de consolidarse como un aspecto vital dentro del plan de comunicación? Si la comunicación externa es fundamental para “comunicar” nuestra empresa, ¿Es menos relevante la comunicación entre las distintas estancias dentro de una organización? ¿Es posible alcanzar los objetivos de una compañía sin contar con un plan sólido y una constancia en los hábitos que permitan tener bien “engrasada” los canales de comunicación internos? ¿Es posible “comunicar bien hacia fuera sin comunicar desde y para dentro”?

Para intentar resolver estas y otras cuestiones relacionadas con la comunicación interna, los líderes de RRHH de los Best Workplaces 2014 (empresas mejorar valoradas para trabajar) se citaron este verano. Veinticinco directores de RRHH de grandes firmas internacionales debatieron acerca el estado de la comunicación interna y el uso que las empresas hacen de esta herramienta para mejorar la eficiencia. Tras varios días de debate, llegaron a las siguientes conclusiones:

  • Actualmente, muchos de los problemas internos están directamente relacionados con la mala gestión de la comunicación interna. Por tanto, es vital definir el papel de la comunicación interna dentro de la compañía.
  • Es esencial que la comunicación sea bidireccional, donde esté muy presente el feedback del receptor del mensaje.
  • La comunicación debe ser inspiradora y fomentar el orgullo de pertenencia.
  • La información es poder, pero poder para todos. El libre acceso y las oportunidades de utilizar esa información es algo vital en las compañías.
  • La confianza es un factor clave para el buen funcionamiento de la compañía. Por ello, la cultura de la confianza es esencial para que todos los empleados de la organización puedan comunicarse abiertamente de los asuntos que más le preocupan.
  • La comunicación interna debe formar parte de la estrategia de negocio, porque es la herramienta esencial para que la cultura y los valores de la compañía se transmitan adecuadamente a todos los empleados.
  • Es necesario encontrar nuevas fórmulas imaginativas e innovadores, donde la empatía esté presente y los mensajes se adapten a los canales adecuados.
  • Es de vital importancia conocer a los empleados y en ello juega un papel importante las encuestas de clima laboral.

En este último punto se centra Eduardo March, Director de Manpower, quien argumenta que “lo más importante que hay que hacer para liderar una empresa es conocer las inquietudes e ideas de todos los empleados”. Es obvio. Conocer a las personas que van a ser los destinatarios del proceso comunicativo resulta fundamental para conseguir que la comunicación fluya y aporte valor a la compañía.

La encuesta como recurso para conocer la opinión (el estado) de los empleados
Una de las herramientas que se utiliza para recabar información acerca de los empleados es la encuesta. Una encuesta que puedes ser en papel o en formato electrónico, pero que debe reunir, al menos, estos tres requisitos:

  • Es fundamental garantizar a los empleados que sus respuestas serán confidenciales.
  • Siempre que sea posible, las respuestas deben ser anónimas. Así, es mucho más probable que se reciban respuestas sinceras y una mayor cantidad de encuestas completadas.
  • Evita los discursos corporativos. Las encuestas han de tener un marcado perfil humano, e invitar a realizar comentarios personales y francos.

Procesar la información recabada
Una de las dificultades que se encuentran las empresas a la hora de poner en marcha un estudio en profundidad relativo al empleado, es el procesamiento de la información. Para ello, tenemos a nuestra disposición una herramienta como los formularios on line de Google, que vuelcan la información en una hoja de cálculo sin apenas esfuerzo y consiguiendo un considerable ahorro de tiempo y de recursos. Tanto es así, que si hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las respuestas se enviarán automáticamente a dicho documento.

Para crear un formulario desde Google Drive solo hay que seguir estos sencillos pasos:

  • Accede a tu cuenta de Google Drive.
  • Haz clic en “nuevo” – Más – Formulario de Google.
  • A continuación te encontrarás con una plantilla de formulario, donde podrás añadir las preguntas que necesites. ( + Información sobre edición de formularios)

Además, las nuevas actualizaciones de esta herramienta permiten seleccionar plantillas, modificar el fondo, los estilos y los colores de la fuente, insertar imágenes. Si necesita más información de esta herramienta, haz clic aquí.

A modo de conclusión, podemos afirmar que la comunicación interna es, al menos, tan importante como la comunicación externa. Que el conocimiento de los recursos humanos de la compañía es fundamental para que la comunicación interna fluya y aporte valor a la compañía. Y que para conocer a las personas y sus opiniones disponemos de herramientas on line que facilitan y optimizan esta tarea.