10 nuevos complementos para mejorar tu rendimiento con Gmail

Google ha vuelto a hacerlo, impulsa, una vez más, la experiencia de los usuarios que día a día realizan una misma actividad: abren su correo electrónico,  contactan con clientes, consultan su agenda o trabajan con un equipo a distancia. Pues bien, ahora el mayor buscador de todos los tiempos lanza los “add-on”, diez complementos para Gmail, un conjunto de aplicaciones que se integran directamente con la cuenta de correo electrónico.

Estas aplicaciones, que ya se pueden descargar en GSuite Marketplace, funcionan del mismo modo tanto en Android como en la web desde nuestro PC, y solo es necesario instalarlos una vez para acceder a ellos desde cualquiera de nuestros dispositivos. Repasamos uno a uno sus funcionalidades.

ASANA.- Es una aplicación utilizada en las empresas para la gestión de proyectos. Con ella, puedes crear tareas con todo un equipo para gestionar la comunicación con clientes u otros miembros del equipo. 

Sin embargo, si lo que necesitas es impulsar la actividad diaria de tu equipo a través de la automatización de tareas, es recomendable que optes por un CRM

DIALPAD.- Si lo que necesitas es tener presente desde la bandeja de entrada un histórico con todas las comunicaciones recientes, esta aplicación es la tuya. Podrás enviar mensajes o llamar directamente a tus compañeros de trabajo.

DOCUSIGN._ Es una de las aplicaciones con mayores descargas en internet para la firma de contratos. Este complemento permite firmar documentos sin salir del correo electrónico. De esta forma, puedes tener guardada tu firma, e incluso tu foto y datos o los del cliente.

HIRE.- ¿Tienes una empresa y necesitas un nuevo empleado? Con Hire podrás añadir candidatos, gestiona la información de éstos y cargar currículums sin necesidad de salir de la bandeja de entrada. Así mismo, también se puede acceder a las ofertas de trabajo completas desde el ‘add-on’.

INTUIT QUICKBOOKS INVOICING.- El complemento de Intuit permite crear y enviar facturas profesionales directamente desde Gmail. Además, hace posible que nuestros clientes nos paguen online y nosotros podamos rastrear el estado de las facturas desde cualquier parte del mundo.

PROSPERWORKS.-El registro de nuestras actividades diarias ahora es más fácil gracias a este complemento de Gmail. Todos los datos de tus clientes, y las tareas relacionadas con ellos, estarán disponibles desde la bandeja de entrada de tu usuario. Mayor productividad es menor tiempo.

RINGCENTRAL.- Este complemento nos permite consultar el estado, online u offline, de los contactos de RingCentral. Con esta aplicación también podemos revisar el historial de llamadas, hacer llamadas y acceder a mensajes SMS, aunque necesitará que instalemos RingCentral en nuestro smartphone.

SMARTSHEET.- La nueva actualización facilita que todo el contenido y los archivos que adjuntamos en un correo sean añadidos a Smartsheet.

STREAK.– Añadir hilos de correo electrónico directamente a ofertas, acceder a información enriquecida de un contacto y respodner rápidamente con recortes directamente desde Gmail.

WRIKE.- Crea tareas a partir de emails, consulta y actualiza detalles de otras tareas y envía y recibe directamente comentarios de tareas en Wrike sin salir de la bandeja de correo.

Google presenta un nuevo asistente para mejorar la seguridad

Google presentó hace unos días un nuevo asistente de configuración de seguridad para que los usuarios de Gmail puedan seguir consejos e indicaciones para impedir la vulnerabilidad de sus cuentas.

Realmente, la medida adoptada por la firma norteamericana no aporta muchas novedades, pero si facilita los procesos de activación / desactivación de manera que los usuarios puedan encontrarlo fácilmente.  Así que, aunque no se aporten nuevas medidas, si es destacable que esté “al alcance” de todos los usuarios.

Basta con entrar en la pestaña de seguridad de tu cuenta de Google e irse hasta la sección “Proteja su cuenta”.

A partir de entonces, es necesario seguir unos sencillos, pero efectivos pasos.

  • Doble autentificación:

En este primer apartado, es aconsejable indicar un número de teléfono alternativo y una dirección de correo electrónico, si es posible que no sea de Google.

  • Revisar la actividad reciente:

El asistente de seguridad nos permite consultar los dispositivos que se han conectado a nuestra cuenta y cuándo y dónde lo han hecho.

  • Inhabilitar acceso a aplicaciones menos seguras:

Cuando utilizamos nuestra cuenta vía App podemos obligar a que usen los protocolos más seguros.  De todas formas, Google suele avisar si estás usando comunicaciones menos seguras, si tienes dispositivos antiguos como iOS 6 o Windows Phone anteriores a la versión 8.1. Si activamos “deshabilitar” se evita que este tipo de Apps puedan conectarse a nuestra cuenta.

  • Permisos habilitados en los dispositivos y Apps:

Si hemos utilizado nuestra cuenta de Google para iniciar sesión en una App, o la hemos asociado con un dispositivo Android aparecerá en la lista. Así, podemos ver exactamente a qué datos personales pueden acceder y podremos revocar los permisos con un solo clic.

Contraseñas seguras
A parte de todas estas posibilidades que ofrece Google, es recomendable cambiar la contraseña de forma periódica.  Según los expertos en seguridad, lo ideal sería modificarlas mensualmente, sobre todo si sueles trabajar en lugar públicos. Os dejamos algunas recomendaciones para generar contraseñas seguras:

  • Contraseñas largas: La longitud mínima recomendada es de 8 caracteres, pero es aconsejable que contenga entre 14 y 25.
  • Combina letras, números, mayúsculas y minúsculas y signos.
  • Evita palabras que estén en diccionarios. Existen programas informáticos que pueden descifrar contraseñas cotejando bases de datos, así que una buena forma de evitarlo es añadir números o símbolos en la mitad de la palabra.
  • No tomes como norma utilizar la misma contraseña para todas tus cuentas.