Perfiles

En este apartado contamos con los siguientes botones:

Con el botón “+” podremos añadir perfiles a la herramienta.
Con el botón “ojo” podremos acceder a la información de un perfil ya creado y modificar la información.
Con el botón “papelera” podremos dar de baja un perfil.
Con el botón “esquema” podremos ver la jerarquía configurada para los perfiles mediante desplegables.

Con el botón “sol” podremos ver el flujo de vacaciones de ese perfil, es decir el perfil que acepta las vacaciones del perfil seleccionado.
Con el botón “excel” podremos exportar el listado de los perfiles existentes.

Al dar de alta un perfil en la herramienta deberemos introducir la siguiente información:

• • • Descripción del perfil: Es un campo abierto.
    • Tipo: Seleccionamos si es de tipo estructural o jerárquico. La diferencia entre estos tipos de perfiles es que el perfil estructural tendrá acceso a toda la información de la BBDD de las empresas administradoras de las que tenga permisos de gestión. Por el contrario, el perfil jerárquico podrá acceder exclusivamente a la información de BBDD de los perfiles dependientes de él o a una BBDD asignada a él de manera directa.
    • Depende de: Seleccionaremos el perfil del que depende el perfil que estamos configurando. Este perfil será el encargado de aceptar las vacaciones del perfil configurado.
    • Assistant: Solo aparece esta opción en el caso de ser un perfil jerárquico. Asiste a un perfil y ve la misma bbdd que este perfil, puede asistir a más de un perfil. Además puede tener su propia BBDD asignada la cual el asistido no ve. El fin de esta figura es que haya una persona de un mismo nivel jerárquico que ayuda a otros perfiles. Tiene la misma visibilidad de la bbdd del que asiste. Un perfil assistant no puede asistir a más de un perfil, para ello debo crear otro perfil assistant y que éste asista a otro perfil.
    • Perfiles dependientes: Aparecerá la estructura de dependencia entre perfiles configurada.

Al entrar en este menú podremos visualizar el listado de todos los perfiles dados de alta en la herramienta y su información principal.

En el siguiente apartado, “Permisos” configuramos la visibilidad de las diferentes partes de la herramienta a las que van a tener acceso determinado perfil.

De este modo, dispondremos de un listado a la izquierda de la pantalla con los diferentes perfiles dados de alta en la herramienta, y situándonos en ellos, nos aparecerá en el listado de menús de la derecha a los apartados a los que va a tener acceso. Tendremos dos pestañas, una para configurar los menús a los que va a poder acceder en la herramienta:

Y otra donde podremos seleccionar las tablas de información de los informes a las que van a tener acceso. Esto lo haremos seleccionando los informes en el desplegable y nos irán apareciendo debajo las tablas de información seleccionadas. Si damos en la cruz eliminaremos esa tabla.

Es importante darle al botón guardar una vez hayamos realizado los cambios pertinentes en los permisos.

Por otro lado, si deseamos que un perfil tenga los mismos permisos que otro, presionaremos el botón “copiar permisos” y se nos abrirá una ventana donde seleccionaremos el perfil origen y el perfil destino. Esto funciona de igual manera en el apartado menú y en el apartado informes.

Estos permisos abarcan desde tener acceso o no a un menú completo hasta el nivel más detallado como puede ser tener acceso a un botón en la herramienta en un menú determinado. De este modo si hacemos check en uno de estos puntos tendrá visibilidad a este apartado y por el contrario si no está marcado no podrá ver este apartado de la herramienta.

Por último, tenemos el apartado “Restricciones”
Del mismo modo que en los permisos, dispondremos de un listado con los perfiles dados de alta en la herramienta en el lado izquierdo de la pantalla, y al seleccionar uno de ellos dispondremos de diferentes opciones a configurar. Son complementos a los permisos.

Tendremos 4 pestañas con distintas configuraciones dentro de ellas.

• • Pestaña Clientes:
    • • Condiciones de cobro: podremos restringir o permitir que el perfil establezca avisos de crédito, importes máximos en impago, motivos de excepción de suspensión, bloquear propuesta comercial por aviso o bloquear propuesta comercial por impago.
      • Edición cliente facturado: podremos restringir o permitir que el perfil pueda editar.

• • • • Puede asignar etiquetas. Para configurar que etiquetas puede dar y quitar este perfil. Si se crea una etiqueta nueva de clientes, debemos dirigirnos a este apartado y darle acceso, de lo contrario no tendrá visibilidad.
      • Puede dar de baja etiquetas.

• • • • Descuentos: podremos restringir o permitir que el perfil pueda limitar o bloquear los descuentos en la creación del cliente.
      • Otras restricciones: cambio de coordenadas, cambio a proveedor, cliente visible a todos, creación de cliente visible a todos, tipo de documento otro.

• • • • Pestaña Tareas: podremos restringir o permitir que el perfil tenga la capacidad de dar de baja tareas en el sistema.

• • Pestaña Facturación:
    • • Facturación: podremos restringir o permitir que el perfil tenga la capacidad de facturar artículos, servicios, otros y seleccionar a qué estados puede cambiar la factura en el sistema.
      • Negociación de la deuda vencida: podremos restringir o permitir que el perfil pueda aplicar interés en la negociación.

• • • • Pestaña Stock: podremos configurar el máximo de validaciones que puede realizar un perfil a la hora de realizar un control de stock. Estas validaciones pueden realizarse desde la app Tasks o con beyond en Compras>Stock>Control de Stock.

El perfil Administrador

Debemos saber que en la herramienta disponemos de un perfil creado por soporte, denominado administrador que va a poseer todos los permisos y va a tener acceso a toda la información del CRM ya que es el perfil que contrata la herramienta. Desde este perfil podremos configurar todas las partes de la herramienta y no puede modificarse. Es una configuración que se realiza desde fuera de bu y se llama PGC.

Cuando creamos otros perfiles, se les puede dar permisos de administrador nombrándolos por ejemplo como “administrador 2”, pero estos permisos los da el primer administrador.