Gestión de perfiles y permisos de usuarios CRM paso a paso

Configura paso a paso los perfiles de usuarios de beyond up CRM y sus permisos

¿Sabes cuál es una de las funcionalidades más importantes de beyond up CRM? Este software de gestión empresarial facilita el trabajo a diversos tipos de usuarios que tendrán diferentes accesos y visualización de clientes, tareas o informes. De esta forma, el software comercial que desarrollamos dota a cada uno de los perfiles profesionales de una misma empresa de las funcionalidades que necesitan para la gestión automática de sus tareas y el análisis de su actividad.

Por un lado, ¿Qué aprenderás en este tutorial?

  • Gestión de perfiles y permisos de usuarios CRM
  • Diferenciar entre un usuario estructural, que podrá visualizar toda la actividad de usuarios y clientes, y un usuario jerárquico, que solo visualiza su actividad y la de los clientes asignados.
  • Dar permisos a los diferentes menús y funcionalidades de beyond up.

Configuración de permisos previos

En primer lugar, el encargado de dar los permisos necesarios será el administrador CRM, la persona de la empresa asignada para la gestión de perfiles y permisos de usuarios CRM.

Gestión de perfiles y permisos de usuarios CRM

Tras acceder a beyond up selecciona los siguientes menús:

                                Administración > Perfiles

 

1. Tipos de perfiles 

Una vez accedemos al menú tipo de perfiles, podemos ver el repositorio de todos los perfiles que tenemos configurados en el programa CRM, que serán los que asignaremos a los usuarios que se den de alta. Para ello, tenemos 6 botones con las siguientes funcionalidades:

  1. Añadir: para añadir un nuevo perfil al repositorio.
  2. Detalle: para acceder al detalle de uno de los perfiles  ya configurados.
  3. Baja: para eliminar un perfil del repositorio.
  4. Jerarquía: para ver un árbol con las dependencias de cada uno de los perfiles que tenemos configurados.
  5. Vacaciones: donde configuraremos el flujo de aprobación de las vacaciones del perfil que seleccionemos.
  6. Exportar a excel: para exportar el repositorio de los perfiles a un archivo excel.

2. Añadir un nuevo perfil

Tras ello, pulsa sobre el botón «+» añadimos un nuevo perfil y aparecerá una nueva ventana. En ella debemos configurar los siguientes campos:

1: Descripción: el nombre del perfil en el repositorio.

2: Tipo, con dos opciones. Jerárquico y estructural. 

Tipos de perfiles

-Usuario CRM estructural. Tendrá visibilidad de toda la actividad comercial de los usuarios y clientes de beyond up. Este tipo es utilizado para las personas de administración, backoffice o telemarketing que deben hacer gestiones a todos los clientes.

-Usuario CRM jerárquico: Podrá ver solo la actividad y clientes asignados al mismo, además de la suma de todas las actividades y clientes de los usuarios que pudieran estar bajo su jerarquía. Este tipo de perfil se usa para los comerciales, jefes de equipo, manager o directores comerciales. Cuando se asignen los objetivos de venta estos se completarán con la suma de las altas de todos los usuarios que tengan por debajo de su jerarquía. 

3. Depende de: seleccionamos en este caso si este perfil depende de otro configurado previamente.

4. Botón Assistant: donde podemos darle a si o no. ¿Qué quiere decir esta opción? Los assistant son perfiles jerárquicos pero paralelos a los perfiles jerárquicos no assistant, usado para los técnicos de una empresa que trabajan con el software CRM beyond up. Estos usuarios no deben tener clientes asignados ni deben hacer ofertas o presupuestos a su nombre. Su función es la de dar apoyo a los comerciales viendo a los clientes y presupuestos u ofertas de los usuarios a los que da servicio.

3. Dar permisos a los perfiles 

Después de definir todos los perfiles según la estructura de la empresa, el siguiente paso es dar permisos de acceso a los menús de beyond up. Para ello, vamos al menú Administración > Perfiles > permisos.

En primer lugar, nos situamos en la pestaña Menús: 

  • En la columna de la izquierda vemos todos los perfiles configurados.
  • A la derecha el árbol de permisos al menú de esta herramienta. Para dar accesos, debemos movernos por este menú al igual que lo hacemos al acceder a beyond up.

4. Dar acceso a los Informes CRM

En la pestaña Informes, damos acceso a los perfiles para que puedan configurar informes dinámicos de beyond up. En esta imagen podemos ver diferentes tipos de informes que puede crear un perfil Administrador.

5. Restricciones de contenido

Además, esta funcionalidad nos permite restringir diferentes contenidos a un perfil:

En la pestaña Clientes podemos aplicar las siguientes restricciones:

  • Etiquetas que puede asignar o eliminar un determinado perfil.
  • Descuentos a un cliente.
  • Cambiar las coordenadas.
  • Convertir a un cliente en proveedor.
  • Crear clientes visibles para todos los usuarios, sin importar la jerarquía.
  • Si puede poner, como documento de identificación fiscal, además del CIF, NIF o NIE, el tipo otro, pudiendo poner cualquier tipo de documento en la ficha del cliente.

A través de la pestaña Tareas podemos definir que perfil puede dar de baja una tarea que esté creada en el CRM. A través de la pestaña Facturación, podemos definir los perfiles que pueden:

  • Facturar artículos
  • Facturación de servicios
  • Facturas con el concepto otros, para conceptos que no sean ni artículos ni servicios.

¡Has llegado al final de este tutorial para la gestión de perfiles y permisos de usuarios CRM!

 

Y además.. otros tutoriales recomendados. ¡Entra ya!

Aprende a realizar la gestión masiva de clientes con beyond up CRM.

Cómo enviar emails masivos con un CRM cumpliendo con el RGPD.

Cómo crear campañas de mailing, llamadas y visitas con un CRM 

Aprende a realizar la gestión masiva de clientes con beyond up CRM

Gestión masiva de clientes con beyond up CRM

Sigue los siguientes pasos para gestionar clientes de forma masiva

beyond up CRM es el programa de gestión de clientes que permite comprender de forma rápida y sencilla el rendimiento de una empresa. Por eso es ya el software CRM que utilizan más de 3000 usuarios; profesionales de las ventas, el marketing o la atención al cliente para impulsar sus estrategias de ventas y fidelización de clientes.

¿Ha llegado ese momento para tu empresa? ¿Acabas de contratar beyond up CRM y necesitas saber cómo realizar la gestión masiva de clientes? ¿Qué aprenderás con este sencillo tutorial?

  1. Importar clientes empresas o particulares desde una plantilla de excel segmentando por fuentes de captación, volúmen de ventas o etiquetas.
  2. Asignar o reasignar la gestión de empresas y clientes a usuarios del CRM.
  3. Importar zonas asignadas al equipo de ventas.

Paso previo: Configura los permisos necesarios

Además, el administrador de la herramienta CRM debe ser el encargado de dar los permisos necesarios. Para este caso aconsejamos que tan solo tengan los permisos la persona de la empresa que se ocupe de la carga y actualización de clientes, además de la asignación de tareas a los diferentes usuarios.

Cómo realizar la gestión masiva: 

Para ello, accede a beyond up y selecciona lo siguiente:

                                CRM > Gestión masiva

 

1. Importar clientes 

Gracias a esta configuración podrás importar clientes siguiendo los siguientes pasos:

1: Selecciona los siguientes filtros antes de realizar la carga:

  1. Empresa administradora.
  2. Usuario.
  3. Fuente.
  4. Segmento.

2: Selecciona el tipo de clientes: Empresa o Particular. Dependiendo de esta opción, la plantilla que descargaremos contendrá unos campos u otros.

3: Descarga la plantilla. Al hacerlo aparecerá la leyenda de los colores del encabeza de la plantilla y cuando hagamos clic se descargará la plantilla excel.

4: Completa la plantilla excel con los clientes que quieras incluir en beyond up. Marca el botón seleccionar archivo y cárgalo en el CRM.

5: Se habilitan las pestañas Importados y Con errores. Esta última pestaña nos indicará el resultado de la carga, tanto de la que se haya realizado correctamente como de la que contenga errores.

2. Actualizar clientes 

Para actualizar clientes en el CRM seguimos los siguientes pasos:

1: Seleccionamos el tipo de cliente: Empresa o Particular.

2: Descarga la plantilla excel.

3: Una vez completada con los clientes que quieres actualizar, selecciona el archivo a cargar marcando el botón «seleccionar archivo».

4: Tras la carga, se habilitan las pestañas Resumen y Con errores. De esta forma se podrán ver los errores de la carga.

3. Asignar empresas a un usuario 

Si lo que necesitas es asignar a un usuario o perfil profesional la gestión de una empresa, seguimos los pasos correspondientes:

1: Seleccionamos los siguientes campos:

  1. Empresa administradora
  2. Delegación 
  3. Usuario 

2: Descarga la plantilla.

3: Una vez completada la plantilla con el número de documento de los clientes que quieras asignar, marca el botón seleccionar archivo y elige el archivo a cargar.

4: Tras la carga, recibirá un documento recibimos el siguiente mensaje: «¿Desea Continuar?». Este proceso puede durar varios minutos en función del tamaño del archivo. Recibirá una notificación cuando haya finalizado.

4. Etiquetado

Para actualizar clientes en el CRM seguimos los siguientes pasos:

1: Selecciona la etiqueta que se desea aplicar.

2: Descarga la plantilla de excel.

3: Una vez que se haya completado la plantilla, carga el archivo en beyond up.

4: Tras la carga, podrás ver en la pestaña Clientes > Etiquetas, los clientes agrupados por etiquetas determinadas.

5. Fuentes y segmentos 

1: Selecciona la Fuente de captación  y el Segmento.

2: Descarga la plantilla excel.

3: El CRM dará el siguiente mensaje: «¿Desea continuar»? Este proceso puede durar varios minutos en función del tamaño del archivo. Recibirá una notificación cuando haya finalizado, mientras tanto puede seguir trabajando.

6. Importar zonas

1: Descarga la plantilla con las zonas y usuarios asignados a las misma.

2: Selecciona el archivo desde el equipo y a continuación la herramienta guiará hasta la pestaña Resumen, donde muestra los datos importados y si existen usuarios no encontrados.

7: Reasignar clientes

Además, esta funcionalidad del CRM se utiliza para asignar clientes de forma masiva a un usuario. Puede elegir la forma de hacerlo siguiendo estos pasos:

Pestaña Clientes: Selecciona la empresa administradora y el usuario de origen, por un lado, y la empresa administradora y el usuario de destino, por otro. Una vez seleccionadas, encontraremos el check de reasignar tareas, para realizar la asignación de clientes con sus tareas al mismo tiempo. A partir de aquí, se abren las siguientes opciones cuando el origen y el destino de las empresas administradoras sea distinto:

  1. La opción ‘Mantener asignación en usuario origen’cuando sea marcada, se respetará la asignación actual en la empresa-usuario origen, independientemente de realizar la asignación en la empresa-usuario destino. 
  2. La opción ‘Mantener asignación antigua en destino si existe’, deberá ser marcada cuando se desee respetar la asignación antigua para la empresa-usuario destino siempre que ésta exista. Como consecuencia, no se llevará a cabo la reasignación para la empresa destino en estos clientes.

En caso de que sea necesario, haz uso de los filtros que aparecen al final. Marcaremos en el multi check los clientes a reasignar y clicaremos la reasignación, apareciendo el siguiente mensaje:  “¿Desea Continuar? Este proceso puede durar varios minutos en función del número de clientes a traspasar. 

-Pestañas Zonas: En este caso, los clientes de la/s zona/s que indiquen pasarán a estar asignados por el usuario de destino.

Pestaña Huérfanos. Se trata de los clientes que no están asignados a ningún usuario. Selecciona la zona, empresa administradora y usuario de destino.

8. Reasignar tareas

1: En el apartado reasignaciones indica la empresa administradora, el usuario origen y el usuario de destino.

2: Puedes hacer uso del filtro de fechas.

3: Haz uso del multicheck para reasignar.

¡Y listo! ¡Hasta aquí nuestro tutorial para aprender a realizar la gestión masiva de clientes con beyond up CRM! 

Tranquilo, si tienes alguna duda más. ¡No te pierdas este video tutorial! 

Cómo enviar correos masivos con un CRM cumpliendo con el RGPD

Consecuencias del RGPD en el envío de campañas de mailing

Ya han pasado más de dos meses desde que entrara en vigor el Reglamento General de Protección de Datos o GDPR, el pasado 25 de mayo. Desde ese momento, todas las compañías que manejan datos personales de ciudadanos de la UE han tomado medidas para velar por la seguridad de los datos sus clientes y evitar las sanciones, que ascienden a multas de hasta 20 millones de euros. Pero, ¿cómo afecta a los departamentos de marketing y ventas que necesitan mantener el envío de campañas de mailing cumpliendo con el RGPD? ¿Qué papel juega un CRM en este cumplimiento? Si sigues leyendo, ¡resolvemos la duda!

Cómo enviar emails con un CRM cumpliendo con el RGPD

Para mantener el envío de emails de forma segura y cumpliendo con el RGPD, en primer lugar, necesitamos el consentimiento de la persona. Pero, ¿qué ocurre si el cliente o prospecto lo deniega o cancela la suscripción al boletín? A partir de ese momento es imprescindible bloquear el envío de correos. ¿Cómo se gestiona? ¿Puede facilitarnos la tarea un CRM para la gestión de clientes y envío de mailing?

La respuesta es afirmativa, siempre y cuando el CRM con el que trabajes esté preparado para cumplir con el nuevo reglamento. En este caso, el bloqueo puede realizarse en sencillos pasos, y desde el mismo software con el que lanzamos las campañas de mailing, llamadas o visitas. 

Desde be beyond, hemos desarrollado esta nueva funcionalidad para hacer más sencillo el arduo proceso por el que todas las compañías, marketeros o profesionales de las ventas deben pasar para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos. Juan Ramón, consultor de beyond up, te acompaña en este proceso.

#1 Configura los permisos necesarios

El encargado de enviar la solicitud del consentimiento de los clientes será el administradormientras que el segundo tipo de usuario que elijamos será quien revise si los clientes han aceptado dicho consentimiento o el estado de los mismos.

¡Y recuerda, será el administrador quién deberá dar los permisos necesarios!

#2 Configuración del envío de la solicitud del consentimiento 

Para ello, accede a:

                                Administración > Notificaciones > Consentimiento > Botón «Añadir»

En la ventana emergente, seleccionamos los siguientes campos:

  1. «Descripción»: Indicamos el nombre de la configuración. Le llamamos  «Consentimiento Creación Cliente Potencial».
  2. Empresas»: Seleccionamos las empresas administradoras que queremos que manden el consentimiento.
  3. «Habilitar/Deshabilitar»: Así habilitamos o deshabilitamos rápidamente un consentimiento.
  4. «Tipo»: Hay dos opciones. Una para Cliente/Proveedor/Partner, y otra de usuario (trabajadores).
  5. «Aplica a»: Dependerá del «tipo» que hayamos elegido previamente. En el caso de usuario solo tendremos esa opción. En el caso de Cliente, Proveedor o Partner, podremos elegir entre los siguientes tipos:
    • Cliente facturable-impago
    • Cliente potencial
    • Proveedor
    • (Agente).
    • (Revendedor).

Este desplegable es multi seleccionable, permitiéndonos configurar un mismo consentimiento para varios tipos de clientes.

Llegó la hora de configurar los contactos a los que queramos que se envíen los correos

En este caso, el envío se va a realizar con la creación de un nuevo cliente potencial. Para ello, seleccionamos las siguientes opciones:

  1.  «Tipo de cliente»: Empresa /Autónomo/Particular. En este ejemplo, elegiremos que se envíen a aquellos clientes  «Empresa».
  2. «¿Cuándo realizas el envío?»: Se trata del momento en el que queramos realizar el envío de la notificación. Podemos elegir entre:
    • Interacción con el cliente: el envío se produce cuando se crea el cliente en beyond up o se modifique el ya existente.
    • La «Interacción Log»: el consentimiento se pedirá cuando se registre un log desde la aplicación móvil de beyond up.
    • Como última opción,»Interacción Tarea»: se solicitará cuando se cree o edite un tarea.

#3 Configuración del contenido del correo que llegará al cliente 

Ahora solo nos queda configurar el correo que le llegará al cliente siguiendo estos pasos:

  1. En el campo remitente, escribe el correo de origen, que es la dirección de correo que enviará este comunicado.
  2. A través de «Asunto», escribe el título del correo que recibirá. En este caso, se llamará «Solicitud Consentimiento Reglamento General de Protección de Datos»
  3. Puedes añadir una imagen, que será insertada en el correo.

¿Qué no debe faltar en este correo?

El nombre del cliente y los botones de aceptar/denegar. Pero además, esta funcionalidad nos permite personalizar el contenido. Para ello, haz click en «notas para incluir campos en asunto cuerpo» y después en «Campos», donde podrás elegir entre varias opciones de personalización que se mostrarán en el cuerpo del correo entre corchetes.

#4 Ver el estado del consentimiento en la ficha del cliente 

¿Qué ocurrirá cuando el consentimiento haya sido aceptado o denegado? La herramienta  podrá recibir esa información y asimilarla automáticamente en la ficha del cliente. Para verlo, seguimos los siguientes pasos:

  1. Vamos a la ficha del cliente en el CRM.
  2. Seleccionamos la pestaña «Condiciones».
  3. En la parte inferior veremos la opción «Consentimientos» para ver el listado de los consentimientos enviados a cada una de las empresas y el estado de cada uno de ellos.
  4. Podemos pulsar el botón «Enviar e-mail» para enviar de nuevo un consentimiento.

¡Atención!

Si el cliente deniega el consentimiento, puedes acceder a su ficha para ver que está bloqueado por el concepto de la RGPD.

¿Cómo podemos desbloquearlo?

Por último, desde el menú Administración y submenús Bloqueos y Consentimientos. Pincha en el botón «Desbloquear» para que se envíe un correo . En el momento en el que acepte, desaparecerá el bloqueo por RGPD de la ficha de cliente. Y ahora si, ya podemos enviar correos electrónicos desde beyond up.

¡Y listo! ¡Ya tenemos nuestro CRM adaptado al Reglamento General de Protección de Datos!

Además, si tienes alguna duda más. ¡No te pierdas este video tutorial!