Factura online: 5 consejos para crear facturas online de forma automática

Si existe un documento primordial en la empresa, esa es la factura online. Pero, ¿por qué es tan importante? Supone la máxima garantía para demostrar que una empresa ha realizado un servicio o entregado un producto, a la vez que asegura que ha sido pagado. O, ¿quizá no?

En la actualidad, el 13% de los pagos de facturas de pymes se pagan con retraso, según ha revelado un informe económico publicado recientemente. En el caso de las empresas medianas, más del 25% de estos pagos se hacen tarde. ¿Lo peor? El tiempo que dedica nuestro equipo a perseguir el pago de la factura.

Por eso, queremos que sigas los pasos adecuados para conocerlo todo sobre la factura online, y puedas crear la factura adecuada a tu negocio. ¡Allá vamos!

¿Qué es una factura?

Empecemos por lo más básico, la definición de factura. Este documento, que bien podría ser de papel u online, obliga al comprado de productos o servicios a pagarlos. Y para ello, indica correctamente las cantidades y su precio con una estructura básica que veremos en este artículo.

Pero, ¿cuándo es obligatorio emitirla? Según la normativa de la UE, las facturas deben ser emitidas cuando se produce la entrega de productos o servicios en B2B y las compras entre negocios y consumidores (B2C).

Entonces, ¿qué tiene de especial la factura online? La única diferencia con la factura en papel es que se realiza y envía desde plataformas y medios online. Nada más. ¡Ahora es el momento de que las conozcas todas!

Tipos de factura online o en papel

• • Factura ordinaria: Es la más común. Se trata del formato básico que debe incluir la información sobre las transacciones entre empresas en diferentes sectores. Para asegurar que sea correcta, debe incluir la siguiente información:
    • La fecha de expedición.
    • El número de factura.
    • La razón social o, en caso de ser autónomo, el nombre.
    • Domicilio fiscal.
    • El concepto y fecha en la que se ha realizado.
    • IVA e IRPF correspondiente.
    • Desglose de cantidades: importe neto, cuota tributaria y cantidad a pagar.

• • Factura rectificativa: ¡Ops, hemos cometido un error! Hemos enviado la factura con algún error y, por ello, debemos efectuar descuentos o devoluciones a nuestro cliente. Es el momento en el que hay que generar este tipo de facturas, la factura rectificativa. Pero, ¿hasta cuando se puede enviar? Hasta un máximo de 4 años desde la expedición de la factura. No podemos olvidar la información que debe, si o si, contener:
    • Los motivos por los que se realiza la rectificación.
    • El importe
    • El IVA que sde aplicaría y la cuota repercutida.

• • Factura recapitulativa: este tipo de facturas supone la sumo de compras efectuadas durante no más de un mes. Por lo tanto, contiene cada una de las facturas emitidas durante este periodo de tiempo. Así, nos ahorramos la emisión de facturas diarias, cuando se puede emitir una única de manera mensual.

• • Factura proforma: es lo mismo que un presupuesto. Con ella podemos informar a nuestro cliente de los cotes que tienen los servicios o productos que comercializamos. Se trata, entonces, de una factura provisional gracias a la que especificamos los detalles del producto o servicio.

• • Factura simplificada: son aquellas que no incluyen todos los datos de la factura ordinaria. Por ejemplo, son facturas simplificadas los tickets de compra. Siempre y cuando la cantidad del servicio no supere los 3.000 €, pueden emitirse.

Ventajas y beneficios de facturar online

¿Tu empresa se suma ya al desarrollo sostenible? El paso más sencillo para empezar a respetar el medio ambiente es facturar online. Miles y miles de toneladas de papel se malgastan debido a la facturación en papel. Si todavía no has dado el paso, ahora es el momento. Te contamos, además, qué otras razones de peso tienes para que la próxima factura que envíes sea totalmente electrónica y, además, se genere de forma automática.

1. Los clientes pagarán más rápido. Como sabes, todo lo que se envía de forma online llega mucho más rápido al destinatario. Las facturas online pueden llegar también de forma instantánea. De esta forma, el pago puede llegar a ser incluso instantáneo.
2.  Estaremos más cerca de olvidarnos del papel. No solo estarás más cercal de ser una empresa sostenible. Disminuir el consumo de papel también tiene otra gran ventaja, reducir costes de material de oficina.
3. Puede enviarse cuando y donde quieras. Tan solo tendrás que acceder a la plataforma web para volver a enviar la factura online. Ya no será un problema que el cliente solicite su factura en cualquier momento. Podrás volver a mandarla rápidamente.
4. Gestiona su envío de forma automática. Con herramientas como un CRM, no solo podrás enviarla la factura online de forma automática, sino que, además, podrás programarla cuando decidas. De esta forma, puedes hacer un seguimiento de todas aquellas que han sido enviadas, teniendo una seguridad de ello. Di adiós a las factuas extraviadas.
5. Menos trabajo para el departamento de administración. Una de las tarea más repetitivas para el departamento comercial desaparecerá. ¡Buenas noticias para nuestros compañeros de administración!

5 consejos para crear tu factura online paso a paso

1.Envia la factura online de forma automática.

La rapidez aquí es la ganadora. ¿Qué pasa si tardamos demasiado tiempo en enviar la factura? El cliente entenderá que no tenemos prisa en recibir el cobro. Por eso, ¿por qué enviarla una a una si nuestros sistema CRM puede enviarlas todas cuando corresponda de forma automática?

Además, tras recibir el presupuesto firmado y dar de alta el servicio, la herramienta CRM programa su envío para que llegue al cliente en el momento exacto. Ni un día más ni un día menos.

2. Visualiza la previsión de cartera. 

La gran ventaja de automatizar la facturación es que puedes controlar la previsión de cartera, o lo que es lo mismo, una previsión de tu facturación en los próximos meses. Así tendrás un fotografía de cómo evolucionará tu negocio.

3. Hazlas atractivas. 

Nunca olvides que la identidad de tu empresa debe estar presente en cualquiera de los documentos. No por ser una factura, tenemos que ser un estricto modelo en cuanto a diseño. Lo importante es que tus clientes reconozcan con solo un vistazo que se trata de tu factura online. Aquí, el contenido, también puede ser cercano. Utiliza mensajes, como, por ejemplo: «Es el momento de hacer las cuentas. ¡Aquí tienes tu factura!.

4. Numéralas

La numeración siempre ha sido un detalle que se suele pasar por alto pero facilita el seguimiento a nuestros clientes. Así que, ¡no lo olvides!

5. Pásate al pago online

Si ya hemos dado el salto a enviar de forma automática la factura online, ¿por qué no hacerlo también con los pagos? Ofrece a tus clientes la posibilidad de pagar con tarjetas de crécito u otros métodos de pagos que consideres conveniente.