Factura online: 5 consejos para crear facturas online de forma automática

Factura online: 5 consejos para crear facturas online de forma automática

Si existe un documento primordial en la empresa, esa es la factura online. Pero, ¿por qué es tan importante? Supone la máxima garantía para demostrar que una empresa ha realizado un servicio o entregado un producto, a la vez que asegura que ha sido pagado. O, ¿quizá no?

En la actualidad, el 13% de los pagos de facturas de pymes se pagan con retraso, según ha revelado un informe económico publicado recientemente. En el caso de las empresas medianas, más del 25% de estos pagos se hacen tarde. ¿Lo peor? El tiempo que dedica nuestro equipo a perseguir el pago de la factura.

Por eso, queremos que sigas los pasos adecuados para conocerlo todo sobre la factura online, y puedas crear la factura adecuada a tu negocio. ¡Allá vamos!

¿Qué es una factura?

Empecemos por lo más básico, la definición de factura. Este documento, que bien podría ser de papel u online, obliga al comprado de productos o servicios a pagarlos. Y para ello, indica correctamente las cantidades y su precio con una estructura básica que veremos en este artículo.

Pero, ¿cuándo es obligatorio emitirla? Según la normativa de la UE, las facturas deben ser emitidas cuando se produce la entrega de productos o servicios en B2B y las compras entre negocios y consumidores (B2C).

Entonces, ¿qué tiene de especial la factura online? La única diferencia con la factura en papel es que se realiza y envía desde plataformas y medios online. Nada más. ¡Ahora es el momento de que las conozcas todas!

Tipos de factura online o en papel

    • Factura ordinaria: Es la más común. Se trata del formato básico que debe incluir la información sobre las transacciones entre empresas en diferentes sectores. Para asegurar que sea correcta, debe incluir la siguiente información:
      • La fecha de expedición.
      • El número de factura.
      • La razón social o, en caso de ser autónomo, el nombre.
      • Domicilio fiscal.
      • El concepto y fecha en la que se ha realizado.
      • IVA e IRPF correspondiente.
      • Desglose de cantidades: importe neto, cuota tributaria y cantidad a pagar.
    • Factura rectificativa: ¡Ops, hemos cometido un error! Hemos enviado la factura con algún error y, por ello, debemos efectuar descuentos o devoluciones a nuestro cliente. Es el momento en el que hay que generar este tipo de facturas, la factura rectificativa. Pero, ¿hasta cuando se puede enviar? Hasta un máximo de 4 años desde la expedición de la factura. No podemos olvidar la información que debe, si o si, contener:
      • Los motivos por los que se realiza la rectificación.
      • El importe
      • El IVA que sde aplicaría y la cuota repercutida.
    • Factura recapitulativa: este tipo de facturas supone la sumo de compras efectuadas durante no más de un mes. Por lo tanto, contiene cada una de las facturas emitidas durante este periodo de tiempo. Así, nos ahorramos la emisión de facturas diarias, cuando se puede emitir una única de manera mensual.
    • Factura proforma: es lo mismo que un presupuesto. Con ella podemos informar a nuestro cliente de los cotes que tienen los servicios o productos que comercializamos. Se trata, entonces, de una factura provisional gracias a la que especificamos los detalles del producto o servicio.
    • Factura simplificada: son aquellas que no incluyen todos los datos de la factura ordinaria. Por ejemplo, son facturas simplificadas los tickets de compra. Siempre y cuando la cantidad del servicio no supere los 3.000 €, pueden emitirse.

Ventajas y beneficios de facturar online

¿Tu empresa se suma ya al desarrollo sostenible? El paso más sencillo para empezar a respetar el medio ambiente es facturar online. Miles y miles de toneladas de papel se malgastan debido a la facturación en papel. Si todavía no has dado el paso, ahora es el momento. Te contamos, además, qué otras razones de peso tienes para que la próxima factura que envíes sea totalmente electrónica y, además, se genere de forma automática.

  1. Los clientes pagarán más rápido. Como sabes, todo lo que se envía de forma online llega mucho más rápido al destinatario. Las facturas online pueden llegar también de forma instantánea. De esta forma, el pago puede llegar a ser incluso instantáneo.
  2.  Estaremos más cerca de olvidarnos del papel. No solo estarás más cercal de ser una empresa sostenible. Disminuir el consumo de papel también tiene otra gran ventaja, reducir costes de material de oficina.
  3. Puede enviarse cuando y donde quieras. Tan solo tendrás que acceder a la plataforma web para volver a enviar la factura online. Ya no será un problema que el cliente solicite su factura en cualquier momento. Podrás volver a mandarla rápidamente.
  4. Gestiona su envío de forma automática. Con herramientas como un CRM, no solo podrás enviarla la factura online de forma automática, sino que, además, podrás programarla cuando decidas. De esta forma, puedes hacer un seguimiento de todas aquellas que han sido enviadas, teniendo una seguridad de ello. Di adiós a las factuas extraviadas.
  5. Menos trabajo para el departamento de administración. Una de las tarea más repetitivas para el departamento comercial desaparecerá. ¡Buenas noticias para nuestros compañeros de administración!

5 consejos para crear tu factura online paso a paso

1.Envia la factura online de forma automática.

La rapidez aquí es la ganadora. ¿Qué pasa si tardamos demasiado tiempo en enviar la factura? El cliente entenderá que no tenemos prisa en recibir el cobro. Por eso, ¿por qué enviarla una a una si nuestros sistema CRM puede enviarlas todas cuando corresponda de forma automática?

Además, tras recibir el presupuesto firmado y dar de alta el servicio, la herramienta CRM programa su envío para que llegue al cliente en el momento exacto. Ni un día más ni un día menos.

2. Visualiza la previsión de cartera. 

La gran ventaja de automatizar la facturación es que puedes controlar la previsión de cartera, o lo que es lo mismo, una previsión de tu facturación en los próximos meses. Así tendrás un fotografía de cómo evolucionará tu negocio.

3. Hazlas atractivas. 

Nunca olvides que la identidad de tu empresa debe estar presente en cualquiera de los documentos. No por ser una factura, tenemos que ser un estricto modelo en cuanto a diseño. Lo importante es que tus clientes reconozcan con solo un vistazo que se trata de tu factura online. Aquí, el contenido, también puede ser cercano. Utiliza mensajes, como, por ejemplo: «Es el momento de hacer las cuentas. ¡Aquí tienes tu factura!.

4. Numéralas

La numeración siempre ha sido un detalle que se suele pasar por alto pero facilita el seguimiento a nuestros clientes. Así que, ¡no lo olvides!

5. Pásate al pago online

Si ya hemos dado el salto a enviar de forma automática la factura online, ¿por qué no hacerlo también con los pagos? Ofrece a tus clientes la posibilidad de pagar con tarjetas de crécito u otros métodos de pagos que consideres conveniente.

Cómo hacer un presupuesto online en 3 sencillos pasos

Llega el momento decisivo, el cierre de ventas. Has alcanzado el objetivo más preciado de un comercial, esa sensación que se produce cuando se genera un vínculo con la persona que es tu cliente. Ya sabes que confiará en ti y, por supuesto que lo hará en tu empresa. Lo tuyo es generar confianza, perteneces al equipo ganador, pero hay algo que falta. Acabas ese día sin dar el paso final, sin llevarte a casa el presupuesto online firmado.

Vuelves a la oficina para preparar el presupuesto y acuerdas una próxima visita. Y esta vez si, cierras la venta, pero con una inversión de tiempo y gasto enorme. Si este es tu día a día, estás en el artículo adecuado para cambiar las cosas. Asi que lee atentamente como hacer un presupuesto online en 3 sencillos pasos. ¡Manos a la obra!

¡3 pasos y un cierre de ventas! Genera el presupuesto online al instante 

Te pasas el día de una visita a otra, pero siempre vuelves a la oficina para rescatar el presupuesto. Si hasta ahora has invertido demasiado tiempo en preparalos, debes saber que otros compañeros de profesión están jugando con ventaja. Generan de forma automática el presupuesto, y además lo hacen como si fuera un pedido en tiempo real. Dejan que el cliente seleccione los productos y servicios desde la aplicación que llevas siempre en tu móvil. Así ven que los precios y ofertas son las que son, sin trampa ni cartón.

La tarea que antes suponía documentos en papel, pérdidas de tiempo y gasolina para volver a la oficina, dar de alta al cliente y generar el presupuesto online, ahora se simplifica en estos 3 sencillos pasos:

  • Selecciona o crea el cliente potencial. Aquí lo importante es conseguir los datos necesarios para cualificarlo.
  • Añade los servicios o productos que necesita el cliente, así como la cantidad.
  • Genera el presupuesto online al instante para llegar a la firma online del pedido. Y la confirmación llegará por correo electrónico al cliente.

Así de sencillo puede ser el proceso, sin errores en precios o productos.

 

Ventajas de generar y enviar un presupuesto oline

Firma en cualquier momento y lugar

Una de las principales ventajas de hacer y enviar un presupuesto online es que el receptor puede verlo y revisarlo en cualquier momento. Desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, tablet u ordenador, puede abrir el presupuesto y firmar al instante. Bastante intuitivo y sencillo, ¿verdad?

Tasa de conversión más alta

La entrega y firma del presuopuesto online es el último proceso del funnel de ventas, y el que suele requerir más tiempo. Por eso es importante acelerarlo todo lo posible, dejando a un lado la entrega física o por código postal en papel. De esta forma conseguiremos que la tasa de conversión aumente.

Seguimiento en tiempo real

Comenzar a generar presupuestos online tampoco va a suponer que cerremos todas las ventas, pero, al menos, nos ayudará a ganar tiempo, mejorar la percepción del cliente y tener un control sobre este último paso antes de cerrar la venta.

¿Con qué frecuencia envías los presupuestos? ¿Cuantas llamadas e emails realizas a la semana para asegurarnos de que el cliente lo ha abierto? La plataforma CRM no solo facilita la gestión de actividad comercial, sino también el análisis de las acciones previas al cierre de ventas. De esta forma, podemos saber qué ocurre con cada uno de los presupuestos presentados.

Experiencia única para generar presupuestos online 

beyond sales es la app que usan cada día más de 1000 usuarios en latinoamérica para cerrar ventas al instante. Integada con la plataforma CRM, permite seleccionar intuitivamente el producto o servicios que elige el cliente, generar el presupuesto y conseguir la firma biométrica.

Sin necesidad de volver a la oficina y hacerlo manualmente, guarda todos los presupuestos, ventas y clientes directamente en la herramienta CRM. Inmediatamente, los datos quedan disponibles paras todos los departamente que intervienen en el proceso de venta.

 

El nuevo software call center. Así ha evolucionado en los últimos años

Suena el teléfono, en la pantalla del smartphone salta un aviso; ya sabes quién llama y cómo fue la última conversación que tu compañero, ahora de vacaciones, mantuvo con el cliente. Han pasado solo 5 segundos, y sin necesidad de abrir ninguna herramienta, atiendes correctamente al cliente. ¿Os suena? Si formas parte de un equipo de call center sabes que no ha sido por arte de magia. Tienes un aliado: un software call center que, milagrosamente, va teniendo más funcionalidades para que cuides, cada vez mejor, a la persona que está al lado del teléfono.

Descubrimos cómo ha evolucionado para llegar a ser hoy un software call center omnicanal. ¡Tomad nota! Ha crecido mucho en los últimos años. ¡Aquí va nuestro recorrido!

¿Qué es un software call center?

El software CRM que impulse la actividad y facilite la gestión de todas las tareas de los operadores de call center es, sin duda, su CRM. El papel del equipo que pasa más horas junto al teléfono sigue siendo importantísimo en la era digital, solo que ahora se enfrentan a nuevos retos.

El trabajo de los call center ha evolucionado a la velocidad de la luz. Ya no solo gestionan llamadas entrantes y salientes, son los primeros que atienden las dudas y resuelven incidencias, realizan encuestas, promocionan nuevos productos o impulsan campañas de marketing.

Aunque no lo creamos, un call center también vende, y puede hacerlo extraordinariamente bien. En sus manos recae también el cierre de ventas desde los primeros pasos del proceso hasta el momento de la gestión del servicio.

En este proceso, la productividad es la estrella, pero aún más importante es la personalización del mensaje y la cercanía. Para que un call center pueda mejorar los tiempos de respuesta hacia los clientes  y conseguir los objetivos de las campañas de marketing, es cada vez más imprescindible el nuevo sistema CRM para call center.

5 ventajas de usar un software CRM call center

Entonces, ¿qué funcionalidades del mejor CRM para call center debemos buscar para que el equipo esté más cerca que nunca de nuestros clientes?

Gestionar tareas automáticamente

El objetivo más básico del call center es velar por la atención al cliente. Si el call center conoce quién llama en cada momento, en que punto se encuentra de la venta y personaliza el mensaje, el cliente estára mucho más satisfecho. Habrá más posibilidades de que convierta.

Porque esa es la misión final. En todo el proceso, las tareas más repetitivas como conocer la información de los contactos en llamadas salientes o entrantes, reportar lo acordado con el cliente o agendar actividades futuras deben ser automáticas. La aplicación móvil del sistema CRM es la herramienta diaria para que un call center se dedique a lo más imporante: enamorar al cliente.

Evaluar la atención al cliente de otros departamentos o equipos

El equipo de call center está a un click de toda la base de datos. Conocen toda la historia del cliente; son el primer contacto con la empresa y, rápidamente, ganan el trofeo más preciado, su confianza. ¡Porque si, son los más amigables! Por eso, es el departamento indicado para realizar el NPS, y descubrir si el resto de sus compañeros han hecho los deberes.

Cualificar a los prospectos

Si tienen su confianza, ya han conseguido cualificarlo. Este punto es de gran importancia paa que el equipo de marketing pueda configurar y lanzar campañas de mail marketing más efectivas. Conoce todo lo que ya deberías saber sobre cómo cualificar y segmentar a los clientes potenciales.

Gestionar y programar campañas de llamadas

¿Necesitamos lanzar un nuevo producto? ¿Recordar una promoción? ¿O simplemente apoyar al equipo comercial en la venta? El sistema CRM para call center que debes implementar en tu empresa no tiene que ser otro que aquel que facilite la programación de campañas de un segmento de clientes, el que tú elijas. Descubre cómo programar campañas de llamadas con estos sencillos pasos.

Monitorizar la actividad

¿Está siendo efectivo el trabajo del call center? Evalúa la interacción con el cliente con los informes CRM de la gestión de actividad diaria de cada uno de los integrantes del equipo. Descubre qué agente realiza más llamadas, los días o las horas en las que la activiad es mejor. Marca un objetivo y observa su consecución.

El nuevo software para call center omnicanal

Los clientes necesitan respuestas y las quieren en tiempo real. Lograr comunicarte con el cliente en el momento adecuado es el gran de las empresas que dan el salto en el momento adecuado es el gran reto de las empresas que dan el salto a la omnicanalidad. En este sentido, el software CRM que usa el call cente deberá facilitar la gestión de leads que llegan desde diversas plataformas online y campañas que gestiona el departamento de marketing digital.

La herramienta CRM del call center deberá controlar el workflow de gestión de leads de forma totalmente automática. Así es el proceso:

  1. Crea un nuevo prospecto y todos los datos obtenidos se registrarán automáticamente en el CRM.
  2. Llega el aviso al departamento de call center, que llamará al cliente potencial para cualificarlo.
  3. Si finalmente está interesado en nuestros servicios, el estado del lead cambia de forma automática en el sistema CRM. Se trata de un lead válido.
  4. Ahora es el turno del departamento comercial, que gestionará todo el proceso hasta el cierre de la venta.

¡Así de sencillo puede ser el proceso de gestión de lead! ¿Quieres ponerlo en práctica? ¡Ponte en contacto con nosotros! Al teléfono estará nuestro compañero de call center. ¡El más simpático de todos!

Los mejores CRM que triunfarán en 2020

¡Llega el desafío de 2020! Elegir el mejor CRM

Este 2020 se plantea como un desafío para pymes y grandes empresas que tienen como objetivo implementar los mejores crm del mercado. La tarea no es nada sencilla. ¿Las alternativas? Un total de 450 herramientas de gestión de clientes y una pregunta clave que repiten CEOs, CIOs o jefes de ventas: ¿Cuál es el mejor crm para mi empresa? La respuesta definitiva marcará el rumbo de la corporación y será el punto de partida de un camino apasionante de transformación digital.

Por eso, queremos transmitir todo el conocimiento necesario para que elijas el mejor software CRM para tu empresa. Tranquilo, para estar seguro no es estrictamente necesario probar las 450 soluciones que existen actualmente en todo el mundo. Sigue leyendo, ¡con un poco de ayuda tomarás la mejor decisión!

Ya sabes qué es un crm, cuáles son sus ventajas y beneficios básicos. Sin embargo, llevas bastante tiempo buscando la mejor solución, ese software que realmente cohesione al equipo por un objetivo común, vender más y mejor. Pero no por arte de magia, sino porque habéis tomado la decisión acertada teniendo en cuenta las siguientes características de los mejores CRMs:

Los mejores CRM de 2020: funcionalidades y características

Adaptarse a diferentes equipos y perfiles de la empresa

Lo primero y fundamental: la herramienta deberá adaptarse a diferentes equipos y perfiles de la empresa. Aunque parezca básico, podemos encontrar en el mercado CRMs que se adaptan perfectamente a equipos y procesos de ventas, pero sin embargo, no están preparados para facilitar la información necesaria a equipos técnicos encargados de la instalación, por ejemplo, de un servicio.

¿Por qué es tan importante esta funcionalidad? Que el sistema permita crear diferentes tipos de usuarios con acceso a funcionalidades específicas y formas de interactuar con la información diferentes, permite dar una respuesta correcta al cliente durante todo el customer journey. Y no solo es el pilar básico de la experiencia de cliente, también lo es de la productividad y gestión del tiempo. No se trata de buscar datos, sino de procesarlos correctamente para recibir la información exacta en el momento adecuado.

Automatización de procesos

La prioridad para los CEOs y CMOs: la automatización de procesos de venta, atención al cliente o fidelización, desde la prospección hasta el cierre de ventas. La geolocalización, el reporte de actividades por voz o la notificación de la siguiente tarea son funcionalidades básicas para el día a día comercial. La herramienta debe convertirse en el impulso para llegar a la siguiente fase de la venta.

Aquí la sencillez es la ganadora. Cualquier persona que comience a usar la aplicación móvil o la plataforma web tiene, en poco tiempo, que trabajar perfectamente con la herramienta. Si tu equipo pasa más tiempo reportando llamadas, visitas o tareas, el software está poniendo más impedimentos que facilidades. ¡No tardes en buscar una solución!

PRimeras funcionalidades de los mejores CRM

Análisis en tiempo real

El tiempo real. Esta palabra tan de moda, ¿se cumple en el CRM? Al igual que el reporte de actividad y la comunicación con el cliente debe fluir, el análisis que se obtenga tiene que ser en tiempo real. Si o sí. De nada sirve ver cómo han caído las ventas de un producto tres meses después de que se produjese esa caída. Por eso es tan importante que los informes proporcionen datos en tiempo real, sean accesibles desde cualquier dispositivo de forma inmediata y se adapten a los diferentes perfiles.

Un CRM unido a un ERP

¿Un CRM puede ser a su vez ERP? Los pagos y cobros. Si trabajas con un CRM, por un lado, y un ERP, por otro, estás pagando por dos herramientas cuando existen en el mercado sistemas que unen lo mejor de un CRM con las funcionalidades de un ERP. Aquí también llega la automatización de procesos. Busca que el sistema envíe en el momento correcto facturas al cliente, además de realizar los pagos necesarios.

El mejor aliado del marketing

¿Una herramienta para empoderar a marketing? Los sistemas CRM que existen en el mercado suelen ser la mejor herramienta comercial y los departamentos de marketing tienen que apoyarles en su proceso de venta. Pero este departamento ya no es el que era. Las estrategias digitales imperan y para agilizar la gestión de leads que llegan desde webs, tiendas onlines o diferentes campañas, es fundamental que esos leads o contactos se registren automáticamente en la herramienta y llegue hasta el consultor que acompañará al cliente en el proceso de compra.

Aquí te explicamos cómo conseguir leads de calidad en solo 3 pasos. Los mejores CRM deben ayudarte sí o sí en este proceso.

Omnicanalidad en la palma de tu mano

Nuevas tendencias como la omnicanalidad. ¿Están preparados? No todos los sistemas CRMs permiten crear una experiencia de cliente armoniosa. ¿Por qué? Para ser un CRM omnicanal lo primero es facilitar la integración con los canales en los que está el cliente. Hay que ir más allá del enfoque multicanal, de tener web, tienda online o áreas de cliente y aplicaciones móviles. Esta es solo una fase intermedia. Se debe evolucionar hasta conseguir que el CRM sea la herramienta central, que obtenga datos de todo el proceso en el que intervienen diversas plataformas que crean una experiencia única del cliente.

Funcionalidades de los mejores CRM

Inteligencia artificial para predecir todos los acontecimientos

Inteligencia artificial, ¿es realidad o cosa del futuro?Esta funcionalidad solo es incorporada por los mejores CRM del mercado. Predecir acontecimientos como los impactos necesarios para cerrar una venta, las preferencias de los clientes o las ventas de un determinado producto son funcionalidades de los CRMs que comienzan a incorporar la IA en su sistema.

Adaptarse a cualquier empresa

Ser escalable. Si tu negocio no es estático, ¿por qué iba a serlo la herramienta central? Debe estar pensado para adaptarse a los procesos de cualquier empresa y sector. Desde una multinacional hasta una pyme. Y debe hacerlo sin grandes esfuerzos, de una forma lo más rápida posible y sencilla. Nunca deber ser la empresa la que se adapte a unos procesos fijados con anterioridad en la herramienta.

Otras funcionalidades que deben tener los mejores CRM

El mejor entre los mejores CRM: el ganador desde hace años

Los analistas de G2 Crowd, un comparador de software basado en las opiniones independientes de diversas usuarios, han llegado un año más a la conclusión de que Salesforce es el mejor CRM. Pero, ¿es realmente así? Sin lugar a dudas es el sistema de gestión de cliente más popular en todo el mundo, pero puede tener los siguientes inconvenientes:

  • Su precio. Es una de las soluciones más caras del mundo.
  • Herramientas como office siguen siendo imprescindible cuando se trabaja con este CRM.
  • Un lenguaje de programación más específico, en vez de otros universalmente aceptados.
  • El análisis de datos no se actualiza en tiempo real. Muestra resultados solo una o dos veces al día.

¿Cuáles son los mejores CRM para mi empresa? La decisión final.

  • Un programa CRM fácil de usar, intuitivo y en español. Para los equipos tradicionales que utilizan por primera vez este sistema es de suma importancia que comiencen a trabajar con ella sin grandes esfuerzos. Dejar a un lado las hojas de cálculo no es tarea sencilla, pero si les encanta la herramienta, se olvidarán de que antes existía excel.
  • Opta por la empresa en la que no solo se comercialice con la herramienta, sino que además, la desarrolle. De esta forma, los consultores adaptarán la herramienta a los procesos de negocio de forma correcta. Además, el equipo de soporte conocerá perfectamente todas sus funcionalidades para ayudaros, no solo en el proceso de implantación, también durante desarrollos futuros que sean necesarios.
  • Que se adapte sin grandes esfuerzos a un sector específico que evoluciona. Las empresas necesitan una plataforma que se transforme con el negocio sin tener que replantear todo el sistema. Además, que lo haga junto a las necesidades de los diferentes departamentos y perfiles que intervienen en todo el customer journey.

Que deje a un lado el enfoque multicanal imperante en la actualidad, hacia uno omnicanal en el que es muy sencillo dar la respuesta correcta y rápida al cliente. En este sentido la integración con las herramientas que intervienen en el proceso debe ser sencilla, sin grandes esfuerzos. Todo esto no sirve de nada si no ayuda a incrementar las ventas, porque el objetivo siempre debe ser vender más y, por supuesto, mejor. ¿Estás listo para escoger el mejor CRM de 2020?

CRM para jefes de ventas: todo lo que debes saber

Tomar las decisiones acertadas en el momento adecuado. Este es uno de los principales beneficios de un sistema CRM para jefes de equipo. A pesar de lo comúnmente establecido, un CRM no es para controlar a los equipos, sino para mejorar la gestión comercial. De esta forma, la herramienta se convertirá en tu mejor aliado, de lo contrario debes saber que algo va mal en tu empresa, ¡hazlo saber!

Deja atrás las suposiciones, las tablas de excel, o lo que es peor, la agenda y los post-it.  La competencia es cada vez más voraz e implementa plataformas CRM inteligentes gracias a las que avanzan hacia una estrategia omnicanal para gestionar de forma eficiente su proceso de venta. ¿Eres de los que se va a quedar atrás? Primero, debes conocer el papel que tiene como jefe de equipo para cambiar una situación así en tu empresa.

Toma nota, ¡te lo contamos!

El papel de los jefes de equipo

El jefe de equipo es la figura clave que interviene sobre la planificación, la ejecución de la estrategia, la motivación y la guía del equipo para alcanzar objetivos e incrementar las ventas. Por eso, se convierte en el motor que debe impulsar el avance del mismo gracias a la toma de decisiones.

Aunque es cierto que las relaciones de un jefe de equipo depende en gran medida de la estructura organizativa de la empresa, tiene siempre un papel fundamental dentro del grupo, y debe mostrar sus dotes comunicativas y personales con el resto de miembros. Entonces, ¿cuáles son sus principales funciones?

Un CRM no es para controlar a los equipos comerciales

  • Funciones organizativas.
  • Decidir el papel de cada miembro del equipo dentro del proyecto.
  • Desarrollar y controlar el trabajo del resto del equipo.
  • Analizar los datos y organizar el trabajo.
  • Comunicar y motivar.

Además, la figura del jefe de equipo debe cumplir unos requisitos imprescindibles para que todo fluya y se alcancen los objetivos marcados. Unos requisitos que pasan por cualidades personales, capacidad de organización y planificación, y ser capaz de resolver las situaciones de conflicto lo mejor posible.

En este sentido, CRM beyond up es la herramienta imprescindible para automatizar sus tareas y las del equipo para, no solo cerrar más ventas, sino también, asegurar que todas las ofertas están vivas y siguen un proceso estandarizado para disminuir el tiempo de cierre.

Todo un equipo, un CRM y un único proceso de venta

Ordenar toda la actividad y la información que obtenemos de cada contacto con el cliente.. Esa es la principal premisa de un CRM, y no el control del personal.. Se trata de ayudar a cada uno de los miembros de tu equipo a ordenarse, y lo más importante, a no perder ni un dato durante todo el proceso. De ello dependerá el cierre de la venta y posterior fidelización.

Asegúrate de que sea intuitivo y fácil de usar

Y para ello, el primer paso es establecer un proceso. De esta forma aseguramos, no solo que se realizan las actividades como llamadas, visitas o emails, sino su registro en el menor tiempo posible. Porque el objetivo es ayudar a ahorrar tiempo, no a invertirlo depositando datos en una herramienta. Por eso, antes de que tu empresa contrate un CRM asegúrate de que sea intuitivo y fácil de usar.

Por ejemplo, con CRM beyond up y su aplicación móvil, tras cada llamada salta automáticamente el aviso para que el comercial reporte la llamada e informe al cliente, algo muy importante para que recuerde que tiene un compromiso con nosotros. Y puede hacerlo rápidamente por voz. Lo mismo ocurre con una visita, en pocos segundos puede realizar el check-in y cualificar, en sencillos pasos, al cliente.

Propón un calendario de actividades diarias

Asegura que cada comercial realiza las actividades necesarias para el cierre de ventas. Propón qué es lo que deben hacer durante la mañana y en los días en los que el horario es más reducido.  A continuación, exponemos un ejemplo:

¡Comienza el día! Aprovéchalo y no te olvides de..

8:30 – 8:45  Organizo el trabajo del día.

8:45 – 12:00 Realizo las visitas previstas o 10 llamadas a potenciales.

12:00 – 13:30 Preparo ofertas o presento presupuestos al cliente.

13:30 – 14:00 Cualifico y reporto las visitas realizadas

Durante la tarde, recuerda que…

15:00 – 15:30  Cualifico y reporto las visitas realizadas

15:30 – 16:30 Preparo ofertas y presupuestos.

16:30 – 18:00 Realizo un mínimo de 10 llamadas a potenciales.

¡Y  llegó el viernes! Asegúrate de asistir a la reunión de equipo y llamar a todos los clientes con gestiones pendientes.

¿Serías capaz de llevar todas estas actividades al día sin perder información? El secreto del éxito de las empresas y equipos comerciales está en el CRM.

Analiza los datos de la actividad comercial

Los datos son elementos clave para cualquier empresa. Si sabemos interpretarlos bien, pueden marcar la diferencia, y dirigir el rumbo de la empresa el éxito o el fracaso. Por eso, el análisis de datos es fundamental en la unión de un CRM para jefes de equipo. Podrás comprobar que el equipo trabaja unido y rema en la misma dirección a la consecución de los objetivos comerciales. Esta es la razón de ser de un sistema CRM analítico para la fuerza de ventas.

Pero, ¿cuál es el primer paso? Analiza la actividad cada miembro de tu equipo:

1. Visualiza su rendimiento. Para eso utiliza los siguientes KPI’s:

-Volumen de llamadas, emails y visitas realizadas.

-Número de presupuestos en borrados, presentados, firmados y facturados.

2. Mantén bajo control el objetivo de venta

-Visualiza la curva de consecución del objetivo de ventas de cada miembro del equipo. El CRM ya lo hace por ti. Este software CRM usa el registro de cada una de las actividades del equipo para ofrecerte informes personalizados.

El 67% de los directivos utiliza software CRM en la empresa

El 84% de las empresas accede al CRM a través de dispositivos móviles.

El 68% afirma que este software CRM está alojado en la nube

¿Cómo es el uso del software CRM en las empresas españolas? SofDoit responde un año más a esta pregunta tras presentar el «Estudio sobre las herramientas de marketing y ventas y el uso del software CRM en las empresas españolas» del que también se desprende que el 80% de las corporaciones también emplean las redes sociales y el 67% el emaling.

El estudio del comparador español de software destaca que el 67% de los directivos consultados afirma que utiliza un software CRM en la empresa, aunque el 29,7% no está del todo satisfecho con él y el 28,6% si está muy satisfecho. Otro dato revelador del uso de los sistemas CRM se desprende de la utilización de los dispositivos móviles, situándose en un 84% de los casos, mientras que el 57,3% lo hace a través de una app.

Las marcas  invierten en CRM casi 500.00 euros de su presupuesto de marketing y comunicación

La inversión en CRM

De media, las marcas aseguran que invierten en CRM casi 500.000 euros de su presupuesto en marketing y comunicación, mientras que la herramienta aporta a las ventas una media del 21% gracias, en su mayoría, a las acciones de fidelización de clientes y cross selling de productos.

En la mayoría de los casos (80%) son las propias compañías quienes trazan y gestionan internamente la estrategia CRM. Además, los objetivos que marcarán para el próximo año se concentran en la fidelización de clientes (30%) y las ventas (28%). Por último, las tecnologías que implementas son las de e-mailing y SMS, las de BI, y el Marekting Automation, mientras que el canal de comunicación más demandado será la Newsletter, seguida del Mobile y el Social Media.

Además del análisis sobre el uso de la herramienta CRM, el estudio despeja datos sobre el presupuesto que las compañías han destinado a Marketing durante el pasado 2018. El 40,5% de las empresas afirma que han mantenido el presupuesto, mientras que un 39,6% lo ha aumentado y solo lo han reducido un 10,8%. Por último, un 41% de las compañías destina hasta el 25% del presupuesto a acciones offline.