Teletrabajo, la solución para ganar la batalla al COVID-19

«Somos poderosos sin límites, solo nos falta la ocasión para demostrarlo». Lo dijimos bien fuerte hace unos meses, «somos superhéroes en potencia». Solo que ahora es el momento de demostrarlo y cuidar a las personas por encima de todo. Es la única vía para vencer al Covid-19.

Y es que contamos con un gran aliado, nuestro CRM, la herramienta que nos ha permitido adaptarnos al teletrabajo en cuestión de horas; vertebra el funcionamiento de toda la empresa y proporciona a la dirección una visión global de ventas, rendimiento y previsión en tiempo real. Además, aporta información de clientes y seguimiento de tareas ajustándose a cada uno de los perfiles y usuarios de la herramienta.

Es la tecnología que nos aporta la información que necesitamos cuando la necesitamos. Aunque la disciplina y el compromiso son ahora fundamentales para seguir trabajando por primera vez desde casa, la tecnología que utilicemos día a día seguirá decisiva para que la colaboración, comunicación, eficiencia y productividad sean las ganadoras. Por eso, partiendo de nuestra propia experiencia, hemos preparado esta guía para teletrabajar con la ayuda de un CRM. Mundo Pacífico, ya ha comenzado a seguir nuestros pasos.

La guía de Teletrabajo con un CRM

Información de clientes y ventas siempre disponible 

Un CRM on cloud aporta accesibilidad a la base de datos de una empresa, estén donde estén sus usuarios. Este acceso inmediato a toda la información del cliente y visibilidad de las tareas o comunicaciones realizadas y pendientes, es una de las bases del éxito de las empresas que han tenido que adaptarse rápidamente al teletrabajo. Nada queda en la oficina, todo permanece en la nube.

Para los equipos de ventas, el reto está siendo aún mayor. Si hasta ahora las llamadas, mails o visitas eran parte esencial de su día a día, ahora todo girará en torno a los mails y llamadas o videollamadas que puedan intercambiar con los prospectos y clientes.

En este sentido, la aplicación móvil del sistema CRM, permite el reporte por voz de la conversación mantenida con el cliente una vez finalizamos la llamada. Esta funcionalidad les ayudará a ganar tiempo para enfocarse en estar cerca, aunque a km de distancia, de los clientes. El tiempo ganado supone un incremento en el número de llamadas y tareas realizadas.

Organización y comunicacion, el éxito del teletrabajo 

La organización en el Teletrabajo es la base del éxito seguida, por supuesto, de la comunicación.Y es que, aunque trabajemos individualmente, nunca debemos perder el sentimiento de unidad, de ahí que sean tan importantes las reuniones por videoconferencia. Así debemos hacerlo todos los días: 

• Reunión a primera hora. Solo 15 minutos para establecer prioridades y programar las tareas diarias. Esta videollamada de solo unos minutos nos pondrá las pilas para arrancar con fuerza todo el día de trabajo
• Reuniones de seguimiento a lo largo del día para comentar dificultades encontradas durante la realización de las tareas encomendadas.

Pero eso sí, hay que limitar la comunicación para que la  concentración no disminuya durante las tareas que se deben realizar. Esto no significa que, si necesitas hablar con un compañero para continuar con tu tarea no puedas hacerlo, simplemente intentaremos en la medida de lo posible, esperar a la reunión marcada.

Programación, seguimiento y gestión de tareas 

Y tras la reunión… ¡Es el momento de programar y gestionar! Para que todo funcione a la perfección, lo primero que debemos hacer cuando comenzamos a trabajar desde casa es programar todas las tareas que se deben realizar diaria y semanalmente, aquellas que hemos ido acordando en las reuniones de seguimiento y darle visibilidad para que el resto del equipo esté informado. En este sentido, un CRM nos facilita el control de tareas de la siguiente forma:

• Crear tareas por perfiles profesionales que forman parte de un proceso. Cada usuario crea sus tareas, pero el resto del equipo que interviene en la gestión, tendrá visibilidad total.
• Controlar el tiempo de ejecución a través de una hora de inicio y fin de la tarea.
• Dar Feedback sobre su desarrollo. Podremos añadir comentarios durante a realización de la tarea para que el resto de implicados pueda saber en qué punto se encuentra.
• Comunicar el resultado a los clientes. Desde la misma tarea, informa a los clientes sin necesidad de hacerlo por correo.
• Visualizar las tareas pasadas, en proceso, en revisión y futuras en tu propia agenda. La herramienta CRM permite crear un flujo de tareas para aquellas actividades que se engloban en un proyecto o fase del funnel de ventas.

Análisis en tiempo real de todo lo importante

Lo que no está en beyond up no existe. Esta premisa que compartimos en be beyond es totalmente cierta. Y es que ahora más que nunca lo que no se reporte y comunique a los clientes es como si no hubiera existido.

Por eso es tan importante acceder a la herramienta CRM, para visualizar en qué punto encontramos de nuestras actividades y qué nos toca hacer próximamente. De esta forma, el software nos proporcionará informes que evalúan actividades específicas, como los KPIs de ventas, o, análisis más globales como la facturación por departamentos, productos o servicios, así como una previsión de ventas. Se actualizan en tiempo real y son totalmente personalizables.

Informes de objetivos, básicos para el teletrabajo

Uno de los beneficios de trabajar en remoto es que podemos evaluar los resultados midiendo objetivos. Algo totalmente normal para los equipos de ventas, puede implementarse para el resto de departamentos.

En este sentido, los CRMs como beyond up permiten establecer fácilmente los objetivos individuales. Y no solo eso, también facilita que el jefe de ventas o director comercial visualice la curva de consecución del objetivo, así como el pago correspondiente. Aquí puedes aprenderlo todo sobre cómo establecer un objetivo de ventas.

Teletrabajo: Las herramientas que vas a necesitar además de un CRM

Pero no todo va de CRM. Ya tenemos toda la información de clientes, funnel de ventas y gestión diaria de actividades centralizada en nuestro CRM. Ahora, apunta las siguientes plataformas que vas a necesitar, entre otras:

• Google Meet para las videollamadas y Google Hangout como sistema de chat.
• Google Drive para trabajar con documentos en la nube. En be beyond utilizamos la Suite de Google aunque en nuestro CRM también podemos subir documentos y enviarlo, de inmediato, a los clientes.

¡Y listo! Estamos preparados para abordar con toda la información, comunicación y organización cada día de teletrabajo. Cuando volvamos a la normalidad habremos ganado una gran batalla, pero sobre todo, una gran experiencia de teletrabajo. ¡Sigamos así!